/ Language: Русский / Genre:management

Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса

Юрий Лукаш

Контролировать работу персонала необходимо прежде всего для того, чтобы иметь возможность вовремя выявлять и разрешать проблемы, возникающие в ходе выполнения задач. Контролировать работу можно по-разному, и правильно выбранный вид контроля может являться нематериальным фактором мотивации работников. Для студентов, аспирантов и преподавателей экономических факультетов вузов, а также для сотрудников управленческого аппарата и кадровых служб предприятий.

управление персоналом,учебные пособия для вузов,мотивация работников2012 ru Roland doc2fb, FictionBook Editor Release 2.6 2012-05-16 http://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=3167275Текст предоставлен правообладателем e6613e9f-9f7f-11e1-aac2-5924aae99221 2 Литагент «Флинта»ec6fb446-1cea-102e-b479-a360f6b39df7 Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Ю.А. Лукаш Флинта Москва 2012 978-5-9765-1377-8

Ю.А. Лукаш

Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса

Контроль персонала фирмы

Контролировать работу персонала необходимо прежде всего для того, чтобы иметь возможность вовремя выявлять и разрешать проблемы, возникающие в ходе выполнения задач. Контролировать работу можно по-разному, и правильно выбранный вид контроля может являться нематериальным фактором мотивации работников.

Чтобы выбрать оптимальный вид контроля нужно учитывать специфику задачи и специфику личности работника, которому будет поручено решение задачи. Специфику задачи характеризуют простота, новизна, важность, срочность, а к специфике личности работника относится компетентность в выполнении поставленной задачи, мотивация, ответственность, самостоятельность и инициативность, ориентированность на процесс или результат.

В практике управления используются пять видов контроля, как то: итоговый, предварительный, поэтапный, периодический, выборочный. Они отличаются друг от друга расстановкой так называемых точек контроля – т. е. моментов времени в процессе выполнения задачи, когда руководитель проверяет работу.

Итоговый контроль (контроль по результату) характеризуется тем, что точка контроля одна, и она совпадает с моментом достижения цели – вплоть до срока выполнения задачи исполнитель работает самостоятельно. К преимуществам итогового контроля относятся: максимальная экономия времени руководителя, стимул для развития самостоятельности сотрудника, высокий уровень мотивации сотрудника (если для него подходит этот вид контроля). Вместе с тем итоговый контроль сопряжен с максимальными рисками:

– при некорректной постановке задачи или неправильном понимании задачи подчиненным необходимая работа может быть не выполнена;

– при итоговом контроле велик риск, что задача может быть не выполнена в требуемом объеме или качестве. Это может произойти, если исполнитель не профессионален в данной области, либо недисциплинирован, либо не мотивирован.

Таким образом, итоговый контроль стоит использовать при выполнении простых, краткосрочных задач (специфика задачи приоритетна) и выбирать в качестве исполнителя работника опытного, ориентированного на результат, самостоятельного и инициативного. Именно инициативный работник, столкнувшись с проблемами, придет к руководителю за дополнительной информацией.

Уменьшить риски итогового контроля можно, поставив еще одну точку контроля между постановкой цели и ее достижением – т. е. использовать предварительный контроль. Практика показывает, что в таком случае лучше всего проверить работу, когда до срока ее выполнения остается 1/3 отведенного времени, и 2/3 оставить для самостоятельной работы. Однако не все задачи возможно контролировать таким образом, но для большинства тактических задач предварительный контроль является очень удачным. Преимущества этого вида контроля те же, что и у итогового контроля. Оставив 2/3 времени на самостоятельную работу, можно создать атмосферу доверия и мотивировать работника к самостоятельности. Предварительный контроль стоит использовать, если задача не является абсолютно новой, корректировка допустима, период выполнения не очень длительный. В данном случае выбор контроля определяется не столько задачей, сколько наличием подходящего исполнителя.

Поэтапный контроль применим к задачам, которые можно разделить на этапы – в конце таких этапов и стоит расставить точки контроля. Такой вид контроля целесообразно применять, если:

– имеется опытный, ориентированный на результат, самостоятельный и инициативный работник, но задача длительная, сложная, новая и важная. С помощью поэтапного контроля можно минимизировать риск невыполнения конечной цели;

– имеется простая задача, но профессионализм работника или индивидуально-личностные качества вызывают сомнения. Такими качествами могут быть, например, ориентация на процесс, а не результат, невнимательность, склонность к внешней референции (то есть сотрудник требует поддержки и оценки).

Используя поэтапный контроль, можно выявить проблемные зоны в работе сотрудника и вовремя их скорректировать.

При периодическом контроле точки контроля устанавливаются через определенные промежутки времени – например каждый день в 9.00, каждую пятницу в 17.00, каждый последний день месяца и т. д. Преимуществом этого вида контроля является тот факт, что и руководитель, и работник заранее знают, когда будет проверяться ход работы. Однако высокая частота проверок требует затрат времени на их проведение и поскольку периодический контроль превращается в процедуру, то он становится рутинным и может вызывать демотивацию работника. Чтобы этого избежать, периодический контроль лучше использовать при выполнении задач процесса, а не результата – т. е. там, где необходимо поддерживать рабочее состояние, быть в курсе происходящего и нет необходимости выделять этапы. Периодический контроль как процедура необходим, например, когда текущая ситуация связана с клиентами, нормой визитов к клиентам, профилактикой рекламаций, управлением объемом продаж за определенный период – эти параметры необходимы, в частности, руководству отдела продаж, чтобы принимать решения и поддерживать продажи на заданном уровне. Периодический контроль также необходим в связи с решением сложных, новых, одноразовых, экстремальных задач с большим числом неизвестных параметров. При таких задачах ситуация меняется постоянно, а важность задач велика. Такой вид контроля применим и в ситуациях, когда задача проста, привычна, но работник с ней не справляется – с его помощью можно выяснить, почему работник не справляется с работой, принять решение об обучении недостающим навыкам, переводе на другой участок работы или увольнении.

Выборочный контроль отличается от других тем, что исполнитель не знает, в какой момент времени его будут проверять, но знает, что именно выборочный вид контроля будет использован (точки контроля выбираются произвольно). Такой вид контроля удобен для руководителя, так как время выбирается по его усмотрению и проверяется неподготовленный результат. Однако выборочный контроль может демотивировать большинство работников, создать атмосферу недоверия и даже вызвать стресс. Кроме того велика вероятность необъективности. Вместе с тем существуют ситуации, в которых применение выборочного контроля обосновано:

– это задачи процесса, связанные с соблюдением стандартов и технологий. Неожиданность контроля здесь принципиальна;

– если работник недисциплинирован, его ответственность оставляет желать лучшего или нужно постоянно держать его в тонусе.

Выбирая вид контроля, надо помнить, что принципиальное значение для мотивации работника имеет то, как при контроле осуществляется обратная связь – особенно в том случае, если руководителю требуется указать на недостатки в работе. Поэтому целесообразно применение нескольких простых правил, которые помогут сделать обратную связь мотивирующей, как то:

– человек лучше воспринимает общение, начатое с позитива – прежде чем критиковать, следует сказать человеку что-нибудь хорошее, признать его результаты конкретно и искренне;

– если возникают проблемы, главным является вопрос – «что делать, чтобы исправить ситуацию или предотвратить ее повторение в будущем?», а вопрос «кто виноват?» – вторичен;

– критике можно подвергать только сами действия работника, но оценочные суждения о его личности недопустимы;

– говорить надо только о конкретной ситуации, обобщения типа «всегда» или «никогда» всерьез не воспринимаются и вызывают чувство протеста;

– обязательно надо дать собеседнику возможность высказаться и изложить свои предложения поскольку это способствует проявлению ответственности и инициативы.

Материальная ответственность работника

Работник, причинивший ущерб работодателю, должен возместить этот ущерб в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. Под письменным соглашением в данном контексте понимается в первую очередь договор о полной материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю. При этом договорная ответственность работника перед работодателем не может выше, чем это предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности.

Ущерб, причиненный работником работодателю, может быть возмещен добровольно – между сторонами может быть заключено соглашение о размере, порядке и сроках возмещения. Споры о возмещении ущерба стороной трудового договора другой его стороне рассматривается судом. В ходе судебного разбирательства не исключается возможность заключения мирового соглашения.

По общему правилу материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (статья 233 ТК РФ). Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба. В определенных случаях причинитель ущерба должен доказать свою невиновность – например, работник, заключивший договор о полной материальной ответственности.

Напомним, что форма вины может быть:

– умышленной – в этом случае виновный осознает, что поступает противоправно, предвидит, что в результате работодателю будет причинен ущерб и желает наступления таких последствий (прямой умысел) или хотя прямо этого не желает, но сознательно допускает такие последствия либо относится к ним безразлично (косвенный умысел;

– неосторожной – в этом случае виновный не осознает и не предвидит, что может причинить ущерб хотя мог и должен был это предвидеть.

Подчеркнем то обстоятельство, что само по себе виновное противоправное поведение – не является достаточным основанием для привлечения к материальной ответственности. Необходимой предпосылкой для этого является также конкретный причиненный вред.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, но неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (статья 238 ТК РФ). Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Необходимо обратить внимание на то, что к прямому действительному ущербу относится не только реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества работодателя, но и имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Примером в данном случае может служить:

– возмещение виновным работником в регрессном порядке ущерба, возмещенного работодателем пострадавшему в аварии от транспорта, собственником (владельцем) которого является работодатель;

– возмещение ущерба работодателю, нанесенного выплатами за вынужденный прогул работникам, незаконно уволенным с работы и затем восстановленным на работе, виновным в том руководителем организации, подписавшим незаконный приказ об увольнении.

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ). По общему правилу риск случайной гибели или случайного повреждения имущества несет собственник, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 24 ГК РФ). Нормальным признается хозяйственный риск при следующих условиях:

– поставленная при обращении с имуществом цель не могла быть достигнута иными действиями, чем те, которые были совершены;

– совершенные действия отвечают современным знаниям и опыту;

– допустившее риск лицо приняло все возможные меры для предотвращения ущерба (например, потери в пределах норм естественной убыли).

Напомним, что, в частности, согласно статье 39 УК РФ под крайней необходимостью понимается необходимость устранения опасности, непосредственно угрожающей личности и правам данного лица или иных лиц, охраняемых законом интересам общества или государства, если эта опасность не могла быть устранена иными средствами и при этом не было допущено превышение пределов необходимой обороны, а согласно статье 2.7 КоАП РФ условием признания крайней необходимости признается если причиненный вред является менее значительным, чем предотвращенный вред.

К обстоятельствам непреодолимой силы относятся, в частности, стихийные бедствия и аварии техногенного характера.

ТК РФ не предусматривает освобождения работника от материальной ответственности за ущерб, причиненный исполнением незаконного приказа или распоряжения работодателя. Вместе с тем, применяя аналогию с уголовным законодательством, следует отметить, что с учетом статьи 42 УК РФ можно установить, что не должно влечь материальной ответственности работника исполнение обязательного для него приказа или распоряжения работодателя, повлекшего ущерб имуществу работодателя. Ответственность за причинение ущерба должно нести лицо, отдавшее незаконные приказ или распоряжение. Неисполнение незаконных приказа или распоряжения работодателя не влечет ответственности работника.

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (статья 240 ТК РФ).

На практике нередки случаи, когда работодатели отказываются от взыскания причиненного ущерба полностью или частично в зависимости от размера ущерба (незначительный с точки зрения работодателя ущерб нередко не взыскивается, и работодатель ограничивается наложением на работника дисциплинарного взыскания), от материального положения работника и других обстоятельств. Суммы ущерба, не взысканные с работника, в этом случае относятся на убытки работодателя.

По общему правилу за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (статья 241 ТК РФ). В частности к материальной ответственности в пределах среднего заработка работники привлекаются:

– в случае порчи или уничтожения по их небрежности материалов, полуфабрикатов, изделий, сырья, в том числе и при изготовлении;

– за порчу или уничтожение по небрежности инструментов, измерительных приборов, специальной одежды, других предметов, выданных работнику для работы;

– при излишних денежных выплатах не по вине работника;

– в случае причинения ущерба работодателю, вызванного неправильной постановкой учета и хранения имущества предприятия;

– при непринятии мер руководителями цехов, участков, отделов, отделений, филиалов, других подразделений организации, а также иными работниками для предотвращения простоя, выпуска некачественной продукции, хищения имущества предприятия.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере (статья 242 ТК РФ). Особо обратим внимание на то обстоятельство, что материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Согласно статье 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

– когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

– недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

– умышленного причинения ущерба;

– причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

– причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

– причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

– разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

– причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.

Поскольку полная материальная ответственность руководителя организации установлена ТК РФ (ст. 277 ТК РФ), то если в трудовом договоре о полной материальной ответственности руководителя не сказано, это не исключает такую ответственность в силу закона. Иными словами, руководитель организации несет полную материальную ответственность независимо от того, включена запись о ней в трудовой договор или нет. Если для руководителя организации непосредственно законом предусмотрена полная материальная ответственность, то для заместителей руководителя, главного бухгалтера возможность полной материальной ответственности особо не предусмотрена. Обязанность возместить ущерб в полном размере в случаях, указанных в ч. 1 ст. 243 ТК РФ, распространяется на всех работников, в том числе на руководителей организации, заместителей руководителя, главных бухгалтеров.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (статья 244 ТК РФ). Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность (статья 245 ТК РФ). Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады). По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины. При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (статья 246 ТК РФ). Размер причиненного работодателю ущерба должен быть подтвержден документально. При определении размера ущерба должны учитываться установленные нормы потери (нормы естественной убыли и др.). Нормы потерь не применяют в случаях хищения или присвоения работником имущества работодателя. Федеральным законом может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, причиненного работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (статья 247 ТК РФ). Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника объяснения в письменной форме для установления причины возникновения ущерба является обязательным. Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их, в том числе в суд. Обратим внимание на одно важное в дпнном случае обстоятельство – поскольку ТК РФ закрепляет право работника и (или) его представителя знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в установленном порядке, то тем самым на работодателя возлагается обязанность ознакомить работника и (или) его представителя с этими материалами. Напомним, что представителем работника может быть лицо (орган), уполномоченное на это законодательством (например, профсоюзный орган) или доверенностью работника.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя (статья 248 ТК РФ). Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд. Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем при направлении его на обучение за счет средств работодателя, в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя (статья 249 ТК России).

Орган по рассмотрению трудовых споров может с учетом степени и формы вины, материального положения работника и других обстоятельств снизить размер ущерба, подлежащий взысканию с работника (статья 250 ТК РФ). Снижение размера ущерба, подлежащего взысканию с работника, не производится, если ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Необходимость регламентации деятельности персонала

Эффективность управления персоналом зависит от качества регламентации его деятельности. Нельзя сказать, что для многих HR-специалистов характерна недооценка регламентации деятельности персонала, но в силу наличия чисто чиновничьего психологического фактора они не заинтересованы в том, чтобы уделять ей должного внимания в силу трудоемкости решения проблемы и потому стремятся создать у руководства представление о достаточности предпринимаемых ими усилий. Однако качественная регламентация деятельности персонала представляет собой действенный инструмент повышения эффективности работы персонала.

Потребность в регламентации деятельности персонала появляется уже с самого начала создания организации и актуальность ее возрастает с увеличением количество правил «игры», в которую вовлечена организация – она развивается, число управляемых объектов растёт, и руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.

Хороший руководитель может эффективно управлять пятью-семью заместителями и непосредственно вдохновлять своим энтузиазмом порядка десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и у подчиненных всегда имеется возможность воспользоваться недоговоренностями в своих целях и интересах.

Регламентация любой деятельности – это установление однозначных правил поведения в рамках именно этой деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации, как то:

– правила – это самый жесткий способ регламентации поскольку представляет собой официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и т. д.;

– нормы – это неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется, а их нарушение порицается. Работники организации, принимающие самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его формальными или неформальными лидерами;

– традиции – это максимально мягкие требования к поведению, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет.

Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности – это выполняющий работу персонал. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов могут быть применены организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях, должностные инструкции.

Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов применяются нормативные документы: положения о направлении деятельности, инструкции, методические рекомендации.

Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).

Поскольку людские ресурсы являются ключевыми, необходимыми в деятельности любой организации, то и регламентация деятельности персонала представляет собой одну из самых важных задач для любой компании. Роль HR-специалистов при работе заключается в разработке качественных планов по управлению персоналом.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т. п.) также являются регламентирующими поскольку они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства – когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы. Объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте невелик и потому когда речь идет о регламентации, то имеются в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.

Грамотная система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации – топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Поэтому имеющее место быть мнение о том, что регламентирующие документы нужны только специалистам по регламентации или по управлению персоналом, в действительности несостоятельно. Дело в том, что регламентация деятельности применительно для каждой категории персонала важна наличием конкретных обстоятельств:

– топ-менеджеры – для высшего руководства регламентирующие документы представляют собой инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации топ-менеджеру достаточно один раз установить набор правил и порядок контроля их соблюдения – и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться;

– менеджеры среднего звена – им регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности;

– линейные руководители – для бригадиров и руководителей групп, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности – это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее;

– исполнители – является основными пользователями регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Причина непринятия многими работниками регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного работника. Правда, надо отметить, что правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на работника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда и этим вызывает неприятие;

Для специалистов по регламентации и управлению персоналом важно, чтобы регламентирующие документы были достаточно технологичными и на их разработку затрачивалось как можно меньше ресурсов.

Регламентация деятельности персонала:

– не требует дополнительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации;

– позволяет систематизировать работу персонала, сделать ее более эффективной, повысить ее значимость.

Для успешного управления компанией необходимо не только структурное описание регламентов деятельности персонала, но и внедрение в сознание персонала тех ценностных установок, которые способствуют выполнению самих регламентов.

Обоснование применения технических средств контроля персонала

Необходимость скрытого наблюдение за персоналом может быть обусловлена разными причинами: от контроля его работы до проверки на лояльность к компании. Многие руководители особое внимание уделяют защите внутрифирменных сведений. Нередко средством такого контроля становится скрытое наблюдение за работниками компании – для этого устанавливают видеокамеры, прослушивают телефоны, просматривают сообщения электронной почты, контролируют посещаемые в Интернете сайты. Все это, конечно, позволяет в определенной мере обезопасить интересы бизнеса и одновременно проследить, как работники используют рабочее время, однако в ряде случаев такой контроль является незаконным и потому рискованным на предмет возможных судебных претензий со стороны недовольных работников. Кстати, проявление такого недовольства может быть инициировано либо спровоцировано конкурентами по бизнесу.

С помощью технических средств контроля большинство компаний преследует главную цель – не допустить утечки коммерческой информации. Но нередко таким образом отслеживают также и изменения в настрое работников, а также фактическое использование ими рабочего времени. Многие фирмы обеспечивают своих работников не только телефонами и компьютерами, но и доступом в Интернет. При этом важно знать, насколько эффективно и в каких целях персонал использует предоставленные ресурсы. Особенно актуально это бывает в условиях возможного либо намечаемого сокращения численности персонала. Скрытое наблюдение по понятным причинам эффективно при отсутствии сдельной оплаты труда.

В этой связи немаловажную роль играет психологический фактор. Дело в том, что те работники, которые изначально при приеме на работу предупреждены о применяемой на фирме системе скрытого наблюдения воспринимают это нормально. Совсем по другому они реагируют, когда о скрытых камерах узнают случайно – в такой ситуации специалисты, как правило, замыкаются, творческий потенциал персонала снижается.

Конституция РФ запрещает главный закон страны и сбор информации о частной жизни граждан без их согласия. А в случае скрытого наблюдения руководство фирмы именно получает несанкционированный доступ к личным сведениям работников. То есть нарушены сразу две статьи Конституции РФ: 23 и 24. Поэтому возмущенный специалист может не только оспорить законность действий руководства, но и потребовать компенсации морального ущерба.

Многие юристы придерживаются мнения, что методы наблюдения за персоналом должны быть закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка. При этом работники должны быть ознакомлены с ними под роспись. Только в этом случае «прослушку» можно считать законной. Однако границы допустимого контроля весьма абстрактны. То, что работодатель вправе знать, сколько времени сотрудники тратят на личные разговоры по телефону, возражений, как правило, не вызывает. Однако не секрет, что руководители фирм иногда на основе данных скрытого наблюдения пытаются уволить неугодных работников. В этой связи напомним, что прослушивать телефонные переговоры можно только по решению судьи. Если же компания установила систему (либо элементы) «прослушки» самовольно, то какой-либо доказательственной силы полученные с ее помощью результаты иметь не будут. Это означает, что и дисциплинарное наказание должно быть признано незаконным. Поэтому уволить работника на основании данных такого контроля в любом случае нельзя. Более того, узнав о том, что разговоры прослушивались, а письма перехватывались, обиженный работник может обратиться в суд на предмет защиты нарушенных конституционных прав. Кстати, в частности, согласно статье 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи», ограничение права допускается, только когда данные «прослушки» имеют значение для уголовного расследования, а Закон, от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ и вовсе запрещает сбор «информации, нарушающей личную тайну… тайну переписки, телефонных переговоров… физического лица без его согласия» (ст. 11).

Однако из любой ситуации, как известно, выход найти можно. Поэтому если руководство компании приняло решение на установку скрытых видеокамер или на "прослушку" служебных телефонов своих работников, его необходимо закрепить с достаточным обоснованием во внутренних документах в качестве метода контроля. Так, например, проверку электронной почты и просмотр сайтов, посещаемых работниками, можно обосновать защитой внутренней сети от вирусов. Для этого следует оформить приказ о том, что системный администратор должен просматривать всю информацию, поступающую на сервер. И эта же обязанность должна быть указана в должностной инструкции системного администратора. Однако это не дает права читать личные сообщения работников. На основании такого приказа можно просматривать только корпоративный почтовый ящик, предоставленный компанией. Поэтому надо быть готовым к возможным негативным последствиям контроля лисной переписки работника через сети.

«Прослушку» телефонов как средство наблюдения за персоналом ее лучше не оформлять – поскольку это запрещено законом, всегда найдется желающий «сделать козу» руководству фирмы, а последствия могут развиваться не только в рамках КоАП РФ, но и УК РФ, причем инициировать их развитие могут не только заурядные недоброжелатели, но и хорошо подготовившиеся конкуренты – поэтому не надо своими руками создавать им такую возможность. Однако и здесь есть выход – можно ввести на фирме так называемый режим коммерческой тайны. Правда, в этом случае можно прослушивать телефонные разговоры только работников, допущенных к секретной информации, однако перечень такой информации определяется самой фирмой. Разумеется, список контролируемых работников должен быть утвержден распоряжением руководителя фирмы. И лучше, если это будет не список работников как конкретных физических лиц с указанием их ФИО, а перечень должностей, подлежащих такому виду контроля. в таком случае ни о каком нарушении прав и речи быть не может. В уставе организации, конечно, также должно быть упомянуто о режиме коммерческой тайны – например, записью типа: «Организация вправе определять состав и порядок защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, обязана обеспечить сохранность коммерческой тайны и требовать от работников ее сохранения.»

Консалтинговые фирмы решить проблему могут проще – издать Положение об устных консультациях и указать в нем, что переговоры записываются для того, чтобы опровергать возможные претензии со стороны консультируемых клиентов. Правда, в этом случае о том, что разговоры записываются, придется извещать клиентов, но эту обязанность можно и нужно возложить на конкретных работников утвержденными руководством должностными инструкциями и тем самым переложить на них всю ответственность за неизвещение клиентов о записи разговора.

Установку скрытых видеокамер также не следует официально оформлять как метод наблюдения за работниками – достаточно утвердить Положение об охране помещений, записав в нем, что видеокамеры установлены в целях обеспечения безопасности тех же работников и контроля за самими помещениями. Разумеется, с этим документом работники должны быть ознакомлены под роспись. В этом случае доказать, что фирма вторгается в личную жизнь персонала, практически невозможно.

Однако при этом нельзя забывать о том, что работа в условиях полного контроля многих работников наверняка озлобит и в первую очередь пострадает атмосфера в коллективе поскольку с применением тотального контроля сплоченной команды на фирме не создать.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка – документ, который обязательно должен быть в любой организации. С этим документом в обязательном порядке нужно знакомить под расписку всех работников организации. Это важно именно потому, что в большинстве случаев качество работы персонала напрямую зависит от подчинения трудовому распорядку организации.

Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Из смысла указанной статьи следует, что правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным актом работодателя, а его отсутствие может повлечь за собой для работодателя и руководителя организации серьезные последствия в виде штрафов трудовой инспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками.

Хотя законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка, в связи с чем их разрабатывают самостоятельно с учетом специфики и особенностей организации, однако нормативная база для составления таких правил имеется – это раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ, статьями 189 и 190 которого определен круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения.

Прежде всего необходимо определить структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. В них нужно отразить специфику организации и зафиксировать как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы. Например, если в организации имеются работники, работающие в ненормированном режиме рабочего времени, то в правила нужно включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работники будут трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Для сменщиков в правилах предусматриваются графики сменности, указывается количество и продолжительность смен, время начала и окончания каждой смены и т. п. Время начала и окончания рабочего дня и продолжительность обеденного перерыва обязательно должны быть закреплены в правилах. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка обусловлены конкретными статьями Трудового кодекса РФ:

– основные права и обязанности работника и работодателя – ст. 21 и ст. 22 ТК РФ;

– режим рабочего времени – ст. 100 ТК РФ;

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем – ст. 101 ТК РФ;

– порядок введения суммированного учета рабочего времени – ст. 104 ТК РФ;

– время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность – ст. 108 ТК РФ;

– предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна – ст. 111 ТК РФ;

– предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем – ст. 119 ТК РФ;

– порядок, место и сроки выплаты заработной платы – ст. 136 ТК РФ;

– виды поощрений – ст. 191 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, который обязательно должен быть в любой организации и с которым надлежит обязательно знакомить под расписку каждого нового работника. Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно – распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003.

К основным вопросам, которые должны быть четко определены в правилах внутреннего трудового распорядка относятся:

– порядок приема и увольнения работников;

– права и обязанности работников;

– режим труда и отдыха;

– наказания и поощрения.

Согласно статье 189 ТК РФ трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таким образом, указанные правила – обязательный локальный акт работодателя. Его отсутствие может повлечь за собой для руководителя организации (или уполномоченных им лиц) серьезные последствия в виде штрафов Рострудинспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками. Поэтому подготовке данного локального акта рекомендуется уделять самое пристальное внимание.

Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка, их надо разрабатывать самостоятельно с учетом специфики и особенностей деятельности организации.

Вместе с тем:

– согласно статье 189 ТК РФ (извлечение):

«Дисциплина труда – обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.

Работодатель обязан в соответствии с настоящим Кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством Российской Федерации в соответствии с федеральными законами.»

– согласно статье 190 ТК РФ (извлечение):

«Правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.

Правила внутреннего трудового распорядка организации, как правило, являются приложением к коллективному договору.»

Порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, определен ст. 372 ТК РФ. Утвержденные работодателем правила внутреннего трудового распорядка организации обычно вывешиваются на видном месте в отделах, цехах, лабораториях и других подразделениях. В соответствии со ст. 56 ТК России при заключении трудового договора работник берёт на себя обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Что касается работодателя, то он может требовать от лиц, состоящих в трудовых отношениях, соблюдения этой обязанности. С правилами работодатель обязан ознакомить работников при приеме их на работу.

Анализ правил статей 189 и 190 ТК РФ позволяет сделать ряд важных выводов:

– утверждение правил внутреннего распорядка является обязанность, а не право работодателей;

– работодатели – физические лица (в том числе и индивидуальные предприниматели) – могут не утверждать правила внутреннего распорядка;

– указанные выше правила:

– представляют собой локальный нормативный акт;

– утверждаются работодателем с обязательным учётом мнения представительного органа работников;

– обычно прилагаются к коллективному договору.

В принципе, прежде всего надо определить структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка:

– должны состоять из разделов об общих положениях, о порядке приема и увольнения работников, об основных обязанностях работников, об основных обязанностях работодателя, о рабочем времени и его использовании, о поощрении за успехи в работе и об ответственности за нарушение трудовой дисциплины;

– в разделе об общих положениях указывается в соответствии с чем утверджены данные Правила, срок их вводения в действие, на кого распространяется их действие, чем надлежит пользоваться в случае изменения трудового законодательства до внесения изменений и дополнений в данные Правила, о том, что с данными Правилами подлежат ознакомлению все работники организации, в т. ч. при приеме на работу. Т. е. здесь обычно говорится о действии правил – на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и т. п.;

– в разделе о порядке приёма перевода и увольнения работников обычно указываются документы, которые работодатель требует при приёме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия организации при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора, оформление приема, перевода и увольнения – т. е. должно быть указано о том, что:

– работники реализуют свое право на труд путём заключения с организацией трудового договора в соответствии со ст. 56–59, 63–71 ТК РФ;

– при приёме на работу организация обязана потребовать от работника: паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность; трудовую книжку (не представляют работники, впервые поступающие на работу); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если оно есть); документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу; документ об образовании, о квалификации, либо о специальной подготовке (если они есть);

– при приеме на работу организация и работник заключают письменный договор и каждая из сторон имеет по одному экземпляру трудового договора;

– приём на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации, который объявляется работнику под расписку. В приказе (распоряжении) должно быть указано наименование работы (должности) в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих или штатным расписанием и условия оплаты труда;

– фактическое допущение к работе соответствующим должностным лицом считается заключение трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом;

– при поступлении рабочего или служащего на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу администрация организации обязана:

– ознакомить рабочего или служащего с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

– ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на данном предприятии, в учреждении, организации;

– проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда;

– на всех работников ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством;

– работники вправе расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив при этом работодателя письменно за две недели. При расторжении трудового договора по уважительным причинам, предусмотренным действующим законодательством, организация увольняет работника в срок, указанный в заявлении;

– по истечении указанных сроков предупреждения работник вправе прекратить работу, а администрация организации обязана выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет;

– по договоренности между работником и администрацией организации договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении;

– срочный трудовой договор подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работ по договору, нарушения администрацией организации законодательства о труде, коллективного или трудового договора и по другим уважительным причинам;

– расторжение трудового договора по инициативе администрации организации не допускается без предварительного согласия профсоюзного комитета организации в случаях, предусмотренных законодательством;

– прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) администрации организации;

– в день увольнения администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним окончательный расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Днем увольнения считается последний день работы;

– в разделе об основных обязанностях работников должно быть указано, что они обязаны (круг обязанностей (работ), которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности, определяется Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником должностей служащих, а также техническими правилами, должностными инструкциями и положениями, утвержденными в установленном порядке):

– работать честно и добросовестно, соблюдать дисциплину труда основу порядка на производстве, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации организации, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;

– повышать производительность труда, своевременно и тщательно выполнять работы по нарядам и заданиям, нормы выработки и нормированные производственные задания, добиваться перевыполнения этих норм;

– улучшать качество работы и выпускаемой продукции, не допускать упущений и брака в работе, соблюдать технологическую дисциплину;

– соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране, предусмотренные соответствующими правилами и инструкциями, работать в выданной спецодежде, спецобуви, пользоваться необходимыми средствами индивидуальной защиты;

– принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих нормальное производство работы (простой, авария) и немедленно сообщать о случившемся администрации;

– содержать свое рабочее место, оборудование и приспособления и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в цехе (отделе) и на территории предприятия (учреждения, организации); соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;

– беречь имущество организации, эффективно использовать машины, станки и другое оборудование, бережно относиться к инструментам, измерительным приборам, спецодежде и другим предметам, выданным в пользование работникам, экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;

– вести себя достойно, соблюдать правила поведения и вежливости;

– в разделе об основных обязанностях работодателя должно быть указано, что он обязан:

– правильно организовать труд рабочих и служащих, чтобы каждый работал по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала поручаемой работы был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены); обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и прочего оборудования, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимые для бесперебойной и ритмичной работы;

– создавать условия для роста производительности труда путем внедрения новейших достижений науки, техники и научной организации труда; осуществлять мероприятия по повышению эффективности производства, качества работы и выпускаемой продукции, сокращению применения ручного, малоквалифицированного и тяжелого физического труда, улучшению организации и повышению культуры производства;

– постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, широко применяя коллективные формы оплаты по конечным результатам работы, повышать качество нормирования труда; обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и в общих итогах работы, правильное соотношение между ростом производительности труда и ростом заработной платы, экономное и рациональное расходование фонда заработной платы, фонда материального поощрения и других поощрительных фондов; обеспечить правильное применение действующих условий оплаты и нормирования труда; выдавать заработную плату в установленные сроки;

– обеспечивать строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, постоянно осуществляя организаторскую, экономическую и воспитательную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использование трудовых ресурсов, формирование стабильных трудовых коллективов; применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины, учитывая при этом мнение представительного органа работников;

– неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда; улучшать условия труда, обеспечить надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы, соответствующие правилам по охране труда (правилам по технике безопасности, санитарным нормам и правилам и др.). При отсутствии в правилах требований, соблюдение которых при производстве работ необходимо для обеспечения безопасных условий труда, администрация предприятия, учреждения, организации по согласованию с профсоюзным комитетом принимает меры, обеспечивающие безопасные условия труда;

– принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний рабочих и служащих; в случаях, предусмотренных законодательством, своевременно предоставлять льготы и компенсации в связи с вредными условиями труда (сокращенный рабочий день, дополнительные отпуска, лечебно-профилактическое питание и др.), обеспечивать в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, организовать надлежащий уход за этими средствами;

– постоянно контролировать знание и соблюдение работниками всех требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране;

– обеспечивать систематическое повышение деловой (производственной) квалификации работников и уровня их экономических и правовых знаний, создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением на производстве и в учебных заведениях;

– создавать трудовому коллективу необходимые условия для выполнения им своих полномочий, предусмотренных законом, способствовать созданию в трудовом коллективе деловой, творческой обстановки, всемерно поддерживать и развивать инициативу и активность трудящихся;

– внимательно относиться к нуждам и запросам работников;

– в разделе о рабочем времени и его использовании должно быть указано время начала и окончания работы и перерыва для отдыха и питания (в случае необходимости – примениетельно к специфике функционирования конкретных структурных подразделений), очередность предоставления ежегодных отпусков – сюда, в частности, включаются:

– время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);

– время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК России);

– специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (на основании ст. 109 ТК РФ);

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (на основании ст. 101 ТК РФ);

– выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ) – если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах ВТР нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;

– продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);

– место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ);

– в разделе о поощрении за успехи в работе должныбыть указаны виды поощрений и условия их применения;

– в разделе об ответственности за нарушение трудовой дисциплины должны быть указаны виды ответственности и условия ее наступления – т. е. описываются порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.

После того как правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, их нужно согласовать с представительным органом работников и утвердить у руководителя организации. Обычно правила являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ). Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу (а если правила принимаются вновь, то и в процессе работы). Работников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.

Нецелесообразно чересчур перегружать правила внутреннего трудового распорядка и переписывать в них Трудовой кодекс РФ. Чтобы документ не превратился в объемный и малоинтересный, старайтесь убрать из правил все лишнее (то, что и так уже закреплено в законе) и сосредоточить внимание на специфике организации.

Даже после знакомства с правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере.

Не стоит перегружать этими сведениями правила тнутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты: кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т. п., в которых закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников. В них вы можете затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но которые вам необходимо довести до сведения коллектива, – перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др.

В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п.

Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Разъясните, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п.

Разработка и оформление должностной инструкции

В должностной инструкции должны присутствовать:

– наименование организации – в строгом соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование указывается ниже полного или сразу за ним, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств (если должностная инструкция разрабатывалась там) указывают ниже наименования организации;

– наименование документа – печатается прописными буквами полужирным шрифтом без кавычек и разрядки (без пробелов между буквами). Заголовок к тексту должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», в связи с чем он указывается в родительном падеже;

– дата и номер документа;

– заголовок к тексту (наименование должности);

– гриф утверждения;

– подпись разработчика документа;

– виза согласования;

– отметка об ознакомлении работника с документом.

В должностной инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие – т. е. указывается дата ее утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую руководитель поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

– цифровым способом в последовательности день, месяц, год;

– словесно-цифровым способом;

– международным стандартом: цифровым способом в обратной последовательности – год, месяц, число.

Словесно-цифровое написание даты сводит к минимуму возможность ее фальсификации.

Регистрационный номер должностной инструкции должен соответствовать номеру ее регистрации в специально для этого предназначенном журнале (книге учета). Кстати, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале регистрации нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер, как и дата, проставляется на должностной инструкции уже после ее утверждения.

Гриф утверждения должностной инструкции может быть как прямым, так и косвенным. Прямой гриф утверждения означает, что документ утверждается непосредственно руководителем. Если должностная инструкция утверждается специальным распорядительным документом (приказом руководителя, протоколом общего собрания акционеров), то на ней проставляется косвенный гриф утверждения.

Все перечисленные выше реквизиты документа должны располагаться в верхней части должностной инструкции перед ее текстом, сразу после текста должна располагаться подпись разработчика, а за ней – визы согласования. Подпись разработчика и визы согласования ставятся на должностной инструкции до ее утверждения.

Должностную инструкцию подписывает ее разработчик – обычно руководитель структурного подразделения организации.

Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом (юрисконсультом) организации и руководителем кадровой службы.

После вступления должностной инструкции в действие с ней необходимо ознакомить работника и проставить отметку об ознакомлении. Работник может расписаться в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. В таких случаях должностная инструкции оформляется в двух экземплярах – один хранится у работодателя, а другой у работника. Работник с должностной инструкцией может быть ознакомлен под подпись на отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой должностной инструкции. Такой способ применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копию и передают ее работнику. Недостатком способа когда работник подписывается не под самой должностной инструкцией, а на листе ознакомления является то обстоятельство, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, понятно, более предпочтителен способ подписи под самой должностной инструкцией, которая остается и у работодателя, и у работника.

Утвержденную должностной инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции делают запись: «В должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью)». Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.

По тексту раздела должностной инструкции об общих положениях указывается о том, что:

– должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность лица по определенной должности;

– работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации;

– работник подчиняется непосредственно начальнику подразделения – указывается какого именно (название);

– в подчинении имеет (если имеет) лиц, занимающих определенные должности – указывается какие именно (названия должностей);

– на должность назначается лицо, соответствующее определенным критериям (образование, специальность, стаж работы и др. – подробно перечисляются);

– в период временного отсутствия данного лица его обязанности возлагаются на другое лицо – указывается какое именно (название должности и наименование подразделения).

По тексту разделов должностной инструкции о правах и обязанностях лица, назначенного на указанную должность, подробно перечисляются соответственно его права и обязанности. Причём по тексту формулировки должны быть такими, чтобы исключалось их возможное неоднозначное трактование.

В последнем разделе должностной инструкции должны быть указаны виды ответственности лица, назначенного на указанную должность, с подробным и исчерпывающим изложением условий ее наступления, в частности, как то:

– необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей и обязанностей его подчиненных (если таковые имеются) по вопросам производственной деятельности;

– представление недостоверной информации о состоянии выполнения производственных заданий;

– невыполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора организации;

– непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности организации;

– несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины лицом, назначенным на указанную должность, и (или) его подчиненными.

Разработка и утверждение инструкций по охране труда для работников

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы.

Разработка инструкции по охране труда для работника осуществляется с учетом статьи 212 Трудового кодекса Российской Федерации.

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда (а при ее отсутствии – межотраслевых или отраслевых правил по охране труда), требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций – изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства. Эти требования излагаются применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой работы.

Работодатель обеспечивает разработку и утверждение инструкций по охране труда для работников с учетом изложенного в письменном виде мнения выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа. Коллективным договором, соглашением может быть предусмотрено принятие инструкций по охране труда по согласованию с представительным органом работников.

Для вводимых в действие новых и реконструированных производств допускается разработка временных инструкций по охране труда для работников. Временные инструкции по охране труда для работников обеспечивают безопасное ведение технологических процессов (работ) и безопасную эксплуатацию оборудования. Они разрабатываются на срок до приемки указанных производств в эксплуатацию.

Проверку и пересмотр инструкций по охране труда для работников организует работодатель. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в 5 лет.

Инструкции по охране труда для работников могут досрочно пересматриваться:

– при пересмотре межотраслевых и отраслевых правил и типовых инструкций по охране труда;

– при изменении условий труда работников;

– при внедрении новой техники и технологии;

– по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

– по требованию представителей органов по труду субъектов Российской Федерации или органов федеральной инспекции труда.

Если в течение срока действия инструкции по охране труда для работника условия его труда не изменились, то ее действие продлевается на следующий срок.

Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения.

Местонахождение инструкций по охране труда для работников рекомендуется определять руководителю структурного подразделения организации с учетом обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними.

Инструкции по охране труда для работников могут быть выданы им на руки для изучения при первичном инструктаже либо вывешены на рабочих местах или участках, либо хранятся в ином месте, доступном для работников.

Расчёт средней и среднесписочной численности работников

Для расчёта ряда налогов организации и индивидуальному предпринимателю необходимо знать среднюю численность своих работников. Такой расчет необходим, например, если приходится решать, имеет ли фирма право переходить на упрощенную систему налогообложения или нет. Чтобы воспользоваться регрессивной шкалой при расчете взносов в Пенсионный фонд также нужно знать среднюю численность работников. Фонд социального страхования требует указывать этот показатель при сдаче отчетности.

Средняя численность работников рассчитывается за определенный период: месяц, квартал, полугодие, год. Чтобы рассчитать среднюю численность работников, нужно знать:

– среднесписочную численность работников;

– среднюю численность внештатных совместителей;

– среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Если в фирме работают только штатные сотрудники по трудовым договорам, то достаточно определить их среднесписочную численность. В данном случае она совпадет со средней численностью работников.

Чтобы определить среднесписочную численность работников, сначала нужно рассчитать их списочную численность.

Списочная численность работников рассчитывается на определенную дату. Например, на первое или последнее число месяца. В списочную численность работников за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.

Обратите внимание: в списочной численности работников учитываются не только работники, которые вышли на работу, но и отсутствующие работники. Например, работники, которые взяли больничный, уехали в служебную командировку, ушли в отпуск.

В списочную численность не включаются работники:

– принятые по совместительству из других организаций;

– выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;

– направленные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата;

– заключившие с организацией ученический договор и получающие стипендию;

– подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении.

Среднесписочная численность работников рассчитывается следующим образом: складывается списочная численность работников за каждый день месяца (включая праздничные, рабочие и выходные дни) и полученная сумма делится на число календарных дней периода.

Не все работники, которые входят в списочную численность, учитываются при расчете среднесписочной численности. К таким работникам относятся:

– женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением новорожденного ребенка, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

– сотрудники, обучающиеся или поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.

Сотрудники, которые в соответствии с трудовым договором работают неполное рабочее время, включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени. При этом сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов делится на продолжительность полного рабочего дня и умножается на количество отработанных дней. Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Расчёт среднесписочной численности вновь созданными организациями и вновь зарегистрированными предпринимателями. Организации и предприниматели, которые зарегистрированы в текущем году, рассчитывают среднесписочную численность работников за месяц следующим образом: количество работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце делится на общее количество календарных дней в месяце.

Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется так: складывается среднесписочная численность работников за каждый месяц квартала, и полученная сумма делится на 3. Также определяется среднесписочная численность сотрудников за любой неполный период с начала года.

Средняя численность внештатных работников рассчитывается в том же порядке, что и средняя численность сотрудников, которые работают неполное время:

– рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками;

– затем общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Расчёт средней численности работников, с которыми заключен гражданско-правовой договор, производится так же, как и среднесписочная численность. Работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в течение срока действия договора учитываются за каждый календарный день как целые единицы. Не нужно включать в расчет сотрудников, которые вошли в списочную численность, но с которыми помимо трудового договора заключен и гражданско-правовой договор.

Чтобы определить среднюю численность, нужно сложить три показателя:

– среднесписочную численность работников;

– среднюю численность внештатных совместителей;

– среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Регламентация взаимоотношений с работниками – подотчётными лицами

Авансовые отчеты привлекают налоговых чиновников именно тем, что при их проверке у многих организаций обнаруживаются те или иные ошибки и упущения: то отсутствует чек, то НДС не выделен, то расходы являются непроизводственными. Учитывая эти обстоятельства, должным образом должна быть организована не только работа с подотчетными лицами, но и установлен соответствующий спрос и контроль за бухгалтером, поскольку только последние, по существу, и ответственны за имеющие место и выявленные налоговыми чиновниками нарушения – в основе всего лежит отсутствие с их стороны требовательности к подотчетным лицам, а порой и подмена служебных отношений приятельскими.

Распоряжением руководителя организации (приказом) должен быть установлен перечень работников, имеющих право получать в кассе организации наличные деньги под отчет. Целесообразно в качестве приложения к такому распорядительному документу оформить порядок составления авансовых отчетов и их представления в бухгалтерию. В распоряжении должны быть изложены основные условия выдачи денег под отчет, в частности, о том, что деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы. Кроме того, в этом же документе должен быть зафиксирован запрет передачи работниками друг другу полученных в подотчет денежных сумм. В этих же целях очень полезно разработать, размножить и раздать работникам под роспись памятку с изложением в ней порядка получения подотчетных сумм, их расходования, составления авансового отчета с указанием прилагаемых к нему документов применительно к видам хозяйственных операций и обязательных реквизитов этих документов. Целесообразно при этом предусмотреть возможность составление авансовых отчетов на компьютере. Можно также заготовить бланки авансовых отчетов и раздать их работникам под расписку. При прочих равных условиях такими действиями можно добиться того, что работники вынуждены будут серьезно относиться к документам.

В памятке следует указать, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Одновременно следует непременно указать, что во избежание потерь для организации на налоговых вычетах по НДС, «подотчетник» должен иметь при себе обычную доверенность по форме № М-2. В этой же памятке должно быть записано, что поскольку применение товарных чеков приводит к излишней уплате организацией налогов, то бухгалтерия организации товарные чеки принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях, которые должны быть подробно изложены в прилагаемой в авансовому отчету служебной записке. В этой связи в памятке в качестве обязательного должна содержать требование о том, что приобретение товаров подтверждается накладной и счётом-фактурой с выделенным в них НДС. В памятке должно быть конкретно указано, что обобщенные группы приобретенных товарно-материальных ценностей (канцтовары, хозтовары, запчасти и др.) должны быть в обязательном порядке расшифрованы, а если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, то он должен быть составлен подотчетным лицом на отдельном листе и приложен к авансовому отчёту.

При отсутствии чека кассового аппарата бухгалтер не должен принимать ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой. В документе следует указать, что все нарушения бухгалтером установленного порядка – за его счет.

Вместо того, чтобы дискутировать на предмет является или нет кассовый чек оправдательным документам, для организации в данном случае проще и выгоднее придерживаться требований налоговых чиновников, сколь бы абсурдными они ни казались.

Для того, чтобы заранее предварить возможные вопросы со стороны налоговых чиновников не лишним будет разработать на основе показателей прошлых периодов (с учётом динамики, разумеется) и утвердить смету (сметный расчет) расходов по обеспечению хозяйственных нужд – т. е. расходы на канцтовары, хозтовары и т. п. Такой документ в случае необходимости в дальйнейшем может сыграть свою роль и на стадии разногласий с налоговым органом по результатам выездной налоговой проверки, и в суде.

Кстати, в указанной выше памятке обязательно должен быть записан размер лимита расчета наличными денежными средствами и одновременно сказано о том, что в случае его превышения возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа руководителя организации и бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Определенные сложности могут возникнуть при работе нескольких подотчетных лиц с одним и тем же продавцом товара. В этом случае бухгалтерия должна быть готова к расшифровке оплаты по отдельным договорам. Можно, правда, применять сокращенные записи по счетам бухгалтерского учёта типа «Дебет счёта «Материалы» – Кредит счёта «Подотчётные лица» – бухгалтерская программа в этом случае не выдаст необходимой аналитики. Такое упрощение не наказуемо поскольку согласно последнему абзацу инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить её.

На практике нередко бывает целесообразным оставлять у работников в подотчете небольшие суммы денег на случай возникновения необходимости оформления авансового отчета по уже приобретенным за счет "иных" источников товарно-материальных ценностей – в этом случае в любой момент можно указать необходимые стоимостные показатели по строкам «получен аванс из кассы» и «перерасход». Фактически подобные авансовые отчеты, разумеется, оплачены за счет обналиченных денежных средств, суммы которых уже включены в состав себестоимость. Кстати, возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету следует использовать с достаточной осторожностью во избежание чрезмерного завышения себестоимости. Неплохо в этой связи создать видимость остатков материалов на складе.

Налоговые чиновники обязательно попытаются подотчетные денежные средства в крупных суммах истолковать в качестве выданного работнику беспроцентного займа. Причём если срок подотчета не установлен, то объявят его равным 1–3 дням и насчитают материальную выгоду от экономии на процентах, облагаемую налогом на доходы физических лиц (подп.1 п.1 ст.212 НК РФ). В такой ситуации немаловажную роль сыграет приказ о подотчетных лицах (с их перечнем, разумеется).

Следует также иметь в виду, что если работник уволился, не отчитавшись по подотчётным суммам, то налоговые чиновники требуют, чтобы такая сумма была включена в доход работника. Кроме того, организации придется сообщить в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности (п.5 ст.226 НК РФ), поскольку в противном случае возможно наложение штрафа по статье 123 НК РФ.

Конечно с юридической точки зрения это может быть квалифицировано как хищение, но поскольку вернуть деньги можно через суд в течение трёх лет и все это время долг «подотчётника» должен числиться в бухгалтерском учёте, то налоговые чиновники будут настаивать на своём.

Распространена практика, когда работники сначала тратят деньги, а затем отчитываются за них, и уже после этого им компенсируют расходы. Конечно, законом это не запрещено, но такая компенсация не является авансом, а работник в этом случае не является подотчетным лицом, поскольку ему просто не за что отчитываться перед своей организацией. По существу в таком случае работник кредитует организацию и в зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговые чиновники могут объявить работника либо заимодавцем (если документы оформлены на организацию), либо продавцом (если документы оформлены на работника). В первом случае страдает организация, поскольку налоговые чиновники доначислят ей доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, то у работника проблем не возникнет. Если в первичных документах указан работник, то налоговые чиновники попытаются утверждать, что работник сначала приобрел товарно-материальные ценности для себя, а затем перепродал их организации. Если в зависимости от вида товарно-материальных ценностей не получится с доводом о приобретении их работником для себя, то налоговые чиновники выдвинут тезис о приобретении работником этих товарно-материальных ценностей с целью последующей перепродажи. В любом случае работнику придется начислить налог на доходы физических лиц, а у организации не только возникнут сложности сразу с тремя налогами, но ее еще оштрафуют за то, что она не подала сведения по налогу на доходы работника-продавца, не примут к зачёту налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника. Во избежание такой ситуации необходимо ввести в организации порядок, согласно которому все первичные документы оформляются только на организацию и указать об этом в указанной выше памятке для работников. Можно также проводить покупки через работников, имеющих деньги в подотчете.

Если из-за нулевых остатков по кассе нет возможности выдать деньги в подотчет задним числом, надо составить приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками, свойственные только данной организации и в них указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения. Об этом же не лишним будет упомянуть и в учетной политике организации.

Кроме вышеизложенного в рамках рассматриваемого круга вопросов истины ради отметим, что согласно НК России одним из условий вычета НДС является оплата товаров (работ, услуг), а за счет каких денег она будет произведена – собственных или заемных – при этом значения не имеет. Более того, положительные решения судей имеются и в тех случаях, когда «подотчётник» рассчитывался собственными деньгами – свое решение судьи обосновали тем, что, по сути, между фирмой и работником заключается договор займа, но по нему не соблюдена письменная форма, которая, кстати, в данном случае и не требуется согласно пункту 1 статьи 808 ГК РФ.

Учитывая изложенное, в случае необходимости можно оформить подотчетную сумму как заем организации у своего работника. Причем договор лучше составить в письменном виде. Причем, оформить заем можно как до, так и после покупки. Если заем оформлен до покупки, налоговые чиновники смогут убедиться в том, что работник потратил не свои собственные деньги, а деньги организации по месту работы. Одолженное с момента заключения договора является собственностью заемщика (ст. 807 ГК РФ). В договоре также можно предусмотреть, что «подотчетник» (заимодавец) передает средства по договору не организации, а непосредственно поставщику товаров. Таким образом, он становится просто связующим звеном между фирмой-покупателем и фирмой-продавцом. Поэтому принять НДС к вычету можно в день покупки независимо от срока возврата займа. Если заем оформлен после покупки, то будет сложнее доказать, что это деньги организации, а не ее работника. В этом случае договор займа с работником должен быть заключен не позднее того дня, когда работник будет отчитываться перед своей организацией. При этом руководитель организации должен составить заявление с просьбой зачесть денежные средства, полученные от работника, в счет погашения задолженности по подотчетным суммам. Таким образом, получится, что фирма погасит долг перед сотрудником заемными средствами, предоставленными им же. Поэтому вернуть долг придется уже не за приобретенный товар, а за предоставленный заём. Право поставить НДС к зачету в этом случае очевидно.