Wie Sie Ihr Zeugnis richtig prüfen

Welche Nachteile hat ein einfaches Arbeitszeugnis?

Da viele Arbeitgeber ihre Entscheidung für oder gegen einen Bewerber auf eine möglichst breite Basis stellen wollen, ziehen sie gerne Arbeitszeugnisse des alten Arbeitgebers heran. Dabei interessiert sie natürlich besonders, wie der bisherige Arbeitgeber das Arbeitsverhalten, die Leistung und Führung des Arbeitnehmers beurteilt hat. Wenn Sie einem potenziellen Arbeitgeber nur ein einfaches Zeugnis vorlegen, wird dies bei Auswahlverfahren normalerweise negativ gedeutet. Die Vorlage eines einfachen Arbeitszeugnisses erweckt den Eindruck, Sie hätten etwas zu verbergen. Es wird angenommen, dass Ihre Leistungen und Ihr Verhalten so schlecht waren, dass Sie diese Beurteilungen in Ihrem Zeugnis nicht erwähnt haben wollten und daher nur ein einfaches Zeugnis verlangt haben oder dass Sie ein ausgefertigtes qualifiziertes Zeugnis nicht vorlegen.

Lassen Sie sich ein einfaches Arbeitszeugnis nur dann ausstellen, wenn:

• Sie ein länger zurückliegendes Beschäftigungsverhältnis nachweisen und

• die Art der Tätigkeit erläutern lassen wollen.

Ansonsten sollten Sie von Ihrem Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen.

Für den Fall, dass Sie ein einfaches Arbeitszeugnis von Ihrem Arbeitgeber verlangt haben, überprüfen Sie es anhand der nachfolgenden Checkliste.

Worauf müssen Sie achten?

Es gibt einige Elemente, die auch in einem einfachen Arbeitszeugnis nicht fehlen dürfen:

• die Überschrift,

• die Einleitung,

• Art und Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses,

• Unterschrift und Datum.

1 Überschrift

Das Zeugnis muss korrekt bezeichnet werden. Je nachdem um welches Zeugnis es sich handelt, ist die entsprechende Überschrift zu wählen. Folgende Bezeichnungen stehen zur Auswahl:

• Zeugnis

• Endzeugnis

• Arbeitszeugnis

• Dienstzeugnis

Bei qualifizierten Positionen wird häufig die Bezeichnung „Dienstzeugnis“ verwendet. Die Bezeichnung „Arbeitszeugnis“ wird normalerweise nur bei gewerblichen Arbeitnehmern verwendet. Am besten ist es, wenn Ihr Arbeitgeber die neutrale Bezeichnung „Zeugnis“ gewählt hat.

2 Einleitung

Im Einleitungssatz muss das einfache Zeugnis die Angaben zu Ihrer Person, also Namen und Vornamen, enthalten.

Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, ob gegebenenfalls Ihr Geburtsname und Geburtsort ins Zeugnis aufgenommen werden dürfen. Um Überschneidungen zu vermeiden, verweisen wir hier auf die entsprechenden Ausführungen beim qualifizierten Zeugnis auf Seite 29.

3 Die Art und Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses

Schließlich muss angegeben werden, ob Sie voll- oder teilzeitbeschäftigt waren und wann Ihr Arbeitsverhältnis begonnen und geendet hat bzw. endet.

Die Art Ihrer Tätigkeit muss Ihr Arbeitnehmer sorgfältig und so ausführlich beschreiben, dass sich ein außenstehender Dritter einen umfassenden Eindruck von Ihrer Tätigkeit machen kann. So müssen die übertragenen Arbeitsplätze, Beförderungen und eventuelle Spezialisierungen beschrieben werden. Auch innerbetriebliche Fortbildungen sind aufzuführen.

Die Dauer der Tätigkeit muss exakt mit Datum angegeben werden. Dabei ist die rechtliche Dauer und nicht der eventuell kürzere Beschäftigungszeitraum maßgeblich.

Das Zeugnis darf nur dann Angaben über Beendigungsgrund und -modalitäten enthalten, wenn Sie das ausdrücklich wünschen.

Bei dieser Beschreibung der Tätigkeit darf keine (auch nicht eine versteckte) Bewertung Ihres Arbeitsverhaltens, Ihrer Leistungsfähigkeit und Ihrer Führung einfließen.

4 Unterschrift, Datum

Der Arbeitgeber muss das Zeugnis handschriftlich unterschreiben. Je höher der Aussteller des Zeugnisses in der Hierarchie des Unternehmens steht, desto wertvoller wird Ihr Zeugnis beurteilt. Am günstigsten für Sie ist es also, wenn der Inhaber des Unternehmens oder sein Vertreter Ihr Zeugnis unterschreiben. Bei größeren Firmen ist es üblich, dass der Leiter der Personalabteilung und der Fachvorgesetzte das Zeugnis unterschreiben. Bei leitenden Angestellten sollte das Arbeitszeugnis von einem Mitglied der Geschäftsführung unterschrieben sein.

Das Ausstellungsdatum soll grundsätzlich mit dem Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zusammenfallen. Wenn Sie die Ausstellung eines einfachen Zeugnisses erst einige Zeit nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verlangen, erfolgt keine Rückdatierung.

So ist Ihr Zeugnis richtig aufgebaut

A Überschrift

B Einleitung

C Tätigkeitsbeschreibung

D Leistungsbeurteilung

E Verhaltensbeurteilung

F Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

G Schlussformulierung

H Ort, Datum, Unterschrift

Prüfen Sie mit Hilfe der folgenden Checkliste, ob in Ihrem Zeugnis die Reihenfolge dieser Punkte eingehalten ist und ob auch wirklich alle Punkte enthalten sind.

Zwischen den Zeilen lesen

Weicht Ihr Arbeitgeber in Ihrem Zeugnis von dieser Struktur ab, dann nimmt er damit (gewollt oder unbewusst) eine Bewertung Ihrer Leistungen, Ihres Verhaltens oder Ihrer Führungsqualitäten vor – je nachdem, wo er vom Standardaufbau abweicht.

Es gibt eine Reihe von Techniken, die der Zeugnisersteller anwenden kann, um Informationen ganz subtil an den kundigen Leser weiterzugeben. Eine dieser Techniken ist die Reihenfolgetechnik.

Wenn Sie also feststellen, dass Ihr Zeugnis nicht der üblichen Struktur entspricht, dann hat Ihr Arbeitgeber damit ganz bestimmte Informationen an kundige Leser weitergegeben.

Allein indem er die Reihenfolge ändert, kann er z. B. mitteilen, dass er Sie zwar ganz nett findet, aber leistungsmäßig als schwach einstuft: Und das ganz einfach, indem er die Verhaltensbeurteilung (E) vor die Leistungsbeurteilung (D) setzt.

Eine andere sehr gerne verwendete Technik ist die Leerstellentechnik. Der Zeugnisersteller macht zu bestimmten Punkten überhaupt keine Aussagen, er lässt einfach etwas aus. Durch solch „beredtes“ Schweigen bringt er in der Regel eine negative Bewertung zum Ausdruck. Fehlt beispielweise in der Schlussformel (F) die Aussage, dass er Ihr Ausscheiden aus dem Unternehmen bedauert, teilt er mit, dass er ganz froh darüber ist, dass Sie gehen.

Damit Sie möglichst leicht feststellen können, ob Ihr Arbeitgeber Ihnen ein ordentliches Zeugnis ausgestellt hat, haben wir die umfangreiche Checkliste für das qualifizierte Zeugnis (von Seite 24) noch einmal in Detailchecklisten für die einzelnen Gliederungspunkte zerlegt. Anhand dieser Detailchecklisten und der jeweils nachfolgenden Erläuterungen können Sie Ihr Zeugnis so richtig „auseinandernehmen“. Sie finden in den Detailchecklisten die Zusammenstellung der wichtigsten Fragen, die Sie zu den Knackpunkten in Ihrem Zeugnis führen.

Worauf Sie im Einzelnen achten müssen

Im Folgenden finden Sie zu jedem Punkt eine Checkliste, die Ihnen hilft, sich im Zeugnisdschungel zu orientieren. Die einzelnen Punkte aus der Checkliste werden anschließend jeweils ausführlicher erläutert. So können Sie Ihr qualifiziertes Zeugnis Schritt für Schritt analysieren.

Überschrift und Einleitung: So soll es sein

Überschrift

Je nachdem, um welches Zeugnis es sich handelt, muss es die entsprechende Überschrift tragen. Folgende Bezeichnungen sind möglich:

• Zeugnis

• Endzeugnis

• Arbeitszeugnis

• Dienstzeugnis

Die Bezeichnung „Arbeitszeugnis“ wird im Allgemeinen nur bei gewerblichen Arbeitnehmern verwendet. Gebräuchlicher ist bei qualifizierten Positionen die Bezeichnung „Dienstzeugnis“. Am allerbesten ist jedoch die neutrale Bezeichnung „Zeugnis“.

Auszubildende erhalten am Ende Ihrer Ausbildung ein sogenanntes „Ausbildungszeugnis“, welches auch so zu bezeichnen ist.

Wenn das Arbeitsverhältnis noch fortbesteht, können Sie sich unter bestimmten Umständen ein Zwischenzeugnis ausstellen lassen (dazu mehr auf Seite 73).

Persönliche Daten

Nach der Überschrift folgen als Einleitung Ihre persönlichen Daten. Ihre Person muss im Zeugnis mit Namen, Vornamen und gegebenenfalls mit Ihren Titeln so bezeichnet sein, dass keine Zweifel an Ihrer Person bestehen.

Bei der Frage, ob im Arbeitszeugnis Ihre Anschrift und Ihr Geburtsdatum angegeben werden dürfen, streiten sich die Geister. Die eine Seite vertritt die Auffassung, dass die Anschrift und das Geburtsdatum aufgenommen werden dürfen, insbesondere dann, wenn nur so keine Verwechslungsgefahr besteht. Andere sind der Meinung, diese Angaben dürften nicht ins Zeugnis aufgenommen werden, es sei denn der Arbeitnehmer ist damit einverstanden.

Dauer und Art des Beschäftigungsverhältnisses

Der Beginn und das Ende Ihres Beschäftigungsverhältnisses müssen präzise und richtig angegeben werden. Entscheidend sind hier der rechtlich wirksame Beginn und das rechtlich wirksame Ende Ihres Arbeitsverhältnisses. (Das Enddatum muss nicht hier stehen, es kann auch in der Schlussformulierung aufgenommen werden.)

Prüfen Sie unbedingt, welches Beendigungsdatum angegeben wurde, denn hier können wichtige Aussagen versteckt sein. So sollten Sie darauf achten, dass der Tag Ihres Ausscheidens mit den üblichen Kündigungsfristen übereinstimmt. Ihr potenzieller zukünftiger Arbeitgeber wird sicherlich misstrauisch, wenn die Kündigungsfristen offensichtlich nicht eingehalten wurden. Er wird dann Vermutungen anstellen, ob Sie wohl fristlos gekündigt wurden o. Ä.

Wichtig ist auch, dass Sie Ihr Arbeitszeugnis von Ihrem bisherigen Arbeitgeber möglichst rasch erhalten. Ihr alter Arbeitgeber kann Ihnen (auch ungewollt) durch nachlässiges Verhalten schaden. Denn es macht keinen guten Eindruck bei einem neuen Arbeitgeber, wenn Ihr Arbeitszeugnis erst nach ein paar Monaten ausgestellt wurde. War Ihre Arbeitsleistung so unbedeutend für Ihren alten Arbeitgeber, dass er sich mit einem für Sie so bedeutenden Papier so lange Zeit lässt? Am besten ist es, wenn zwischen dem Beendigungsdatum und dem Tag Ihres Ausscheidens kein zeitlicher Zwischenraum liegt. Ein bis zwei Wochen Differenz ist noch in Ordnung. Aber alles, was darüber hinausgeht, sollten Sie nicht akzeptieren.

Sollten Sie in Teilzeit gearbeitet haben, so muss dies Ihr Arbeitgeber in diesem Abschnitt auch angeben. Da die Vollzeitbeschäftigung am meisten verbreitet ist, werden üblicherweise nur dann Angaben gemacht, wenn es sich um ein Teilzeitverhältnis handelt.

Bezeichnung Ihrer beruflichen Tätigkeit

Die berufliche Tätigkeit, die Sie ausgeübt haben, ist korrekt zu bezeichnen. Falls sich Ihre berufliche Tätigkeit im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses verändert hat, sollte dazu entweder gar keine Angabe gemacht werden und nur Ihre letzte Tätigkeit genannt sein oder der berufliche Werdegang wird ausführlich und lückenlos beschrieben.

Keine Wertung in der Einleitung!

Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber bereits bei der Angabe Ihrer objektiven persönlichen Daten durch seine Wortwahl Bewertungen Ihrer Leistungen oder Ihres Verhaltens vorgenommen hat. So z. B. vermittelt eine aktive Formulierung eine aktive Arbeitsweise, eine passive Formulierung hingegen einen negativen Eindruck.

Wenn bereits in der Einleitung Ihres Zeugnisses negative Bewertungen vorgenommen wurden, sollten Sie unbedingt dagegen vorgehen. Verlangen Sie von Ihrem Arbeitgeber die Berichtigung Ihres Arbeitszeugnisses. Diesen Anspruch können Sie – falls erforderlich – auch gerichtlich geltend machen. Näheres zum Zeugnisberichtigungsanspruch finden Sie auf den Seiten 94 ff.

Die Tätigkeitsbeschreibung

Der Arbeitgeber muss im Zeugnis Ihre Tätigkeit vollständig und präzise beschreiben. Und zwar so konkret, dass ein außenstehender Dritter sich davon ein umfassendes Bild machen kann. Ein potenzieller Arbeitgeber muss sich anhand der Beschreibung Ihrer Tätigkeit entscheiden können, ob Sie sein Anforderungsprofil erfüllen und als Bewerber für eine ausgeschriebene Stelle geeignet sind oder nicht. Es muss daher Ihr Arbeitsplatz beschrieben werden, Ihre Funktion im Unternehmen, Ihre Aufgaben und Ihr Verantwortungsbereich, der Wechsel von Aufgaben, Spezialaufgaben und Projekten, Ihre Kompetenzen sowie Ihre berufliche Entwicklung im Unternehmen.

Natürlich können Sie von keinem Arbeitgeber verlangen, dass alle Punkte in ausführlicher Breite erläutert werden. Der Umfang der Tätigkeitsbeschreibung hängt davon ab, wie qualifiziert Ihre Aufgaben waren und über welchen Zeitraum Sie die Aufgaben wahrgenommen haben. So macht es einen großen Unterschied, ob Sie z. B. als Sachbearbeiter ein halbes Jahr in einem Fuhrunternehmen beschäftigt waren oder als Entwicklungsingenieur auf einen projektreichen Zeitraum von sieben Jahren zurückblicken.

Die Art Ihrer Tätigkeit

In Ihrem Arbeitszeugnis muss präzise angegeben werden, welche Art von Tätigkeit Sie ausgeführt haben. Ihre Aufgaben müssen so genau und vollständig angegeben werden, dass sich ein fachkundiger außenstehender Dritter ein zutreffendes und umfassendes Bild davon machen kann. Darauf haben Sie einen Anspruch von Rechts wegen. Es müssen also die wesentlichen Tätigkeiten, Aufgaben- und Einsatzbereiche beschrieben sein, die ein Urteil über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten erlauben. Ein neuer Arbeitgeber kann nur so einen Eindruck von Ihren Erfahrungen und Leistungen gewinnen.

Der Umfang der Tätigkeitsbeschreibung hängt davon ab, wie qualifiziert diese Aufgaben waren, wie lange Sie im Unternehmen beschäftigt waren und über welchen Zeitraum Sie diese Aufgaben wahrgenommen haben.

Achten Sie darauf, dass Ihre Tätigkeitsbeschreibung nicht auffallend knapp ausgefallen ist. Je kürzer sie gehalten ist und je nichtssagender sie ist, desto eher müssen Sie davon ausgehen, dass Ihnen ein schlechtes Zeugnis ausgestellt wurde.

Das Wichtige zuerst

Die wichtigsten Aufgabenbereiche Ihrer Tätigkeit sind ihrer Bedeutung entsprechend zuerst zu nennen. Lesen Sie Ihr Zeugnis auch unter Berücksichtigung dieses Grundsatzes durch und achten Sie darauf, in welcher Reihenfolge Ihre Aufgaben beschrieben werden.

Wenn unwichtige Aufgaben im Verhältnis zu anderen wichtigen Tätigkeiten sehr umfangreich beschrieben und überbetont werden und Details an sich wichtiger Aufgaben, allenfalls am Rand, erwähnt werden, bringt Ihr bisheriger Arbeitgeber damit eine negative Beurteilung zum Ausdruck. Es entsteht dann der Eindruck, Sie seien mit den wesentlichen Aufgaben Ihrer Tätigkeit überfordert gewesen.

Beruflicher Werdegang

Auch der Beschäftigungsverlauf im Unternehmen muss dargelegt werden. Haben Sie sich stetig im Unternehmen weiterentwickelt, ist Ihnen zunehmend mehr Verantwortung übertragen worden, so ist dies ein deutlicher Hinweis auf gute Leistungen, Zuverlässigkeit und Beständigkeit, also darauf, dass Sie ein guter Mitarbeiter sind.

Auch wenn Sie sich besondere Kenntnisse durch Weiterbildungsmaßnahmen erworben haben, sollte dies im Zeugnis aufgeführt werden.

Aktive oder passive Tätigkeitsbeschreibung

Auch bei der Tätigkeitsbeschreibung gilt, was bei den Ausführungen zur Einleitung eines Zeugnisses auf Seite 32 bereits angesprochen wurde. Aktive Formulierungen sind eindeutig positiver zu bewerten als passive.

Das Unternehmen und Ihre Aufgabe darin

Bei der Beschreibung Ihres Tätigkeitsbereiches hat Ihr Arbeitgeber auch kurz sein Unternehmen zu beschreiben. Diese Beschreibung soll nur knapp sein und kein Auszug aus einem Werbeprospekt. An dieser Stelle sollte nun kurz erläutert sein, wie Sie in die Organisationsstruktur und die Hierarchie des Unternehmens eingeordnet waren und an wen Sie berichtet haben.

Kompetenzen und Verantwortungsbereich

Ihr bisheriger Arbeitgeber muss schließlich angeben, wofür Sie Verantwortung getragen haben, welche Kompetenzen und welche besonderen Vollmachten oder Prokura Sie hatten.

Die Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung ist das Herzstück Ihres Arbeitszeugnisses. Bei der Analyse Ihres Zeugnisses ist dieser Teil der schwierigste Part. Zum einen ist die Zeugnissprache komplex und nicht in allen Punkten eindeutig. Zum anderen sind die einzelnen Beurteilungen Ihrer Leistungsmerkmale nicht allein ausschlaggebend. Erst in Kombination mit der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung können sie richtig interpretiert werden. Dazu aber mehr bei den Erläuterungen der Detailcheckliste zur Leistungsbeurteilung.

Leistungsbewertung en détail und im Ganzen

Bei der Leistungsbewertung beurteilt Ihr bisheriger Arbeitgeber zunächst die einzelnen Kriterien, die für Ihre Tätigkeit von Bedeutung sind. Er bewertet Ihre beruflichen Kenntnisse, Ihre fachlichen und kommunikativen Fähigkeiten, die Arbeitsweise, den Arbeitserfolg (Quantität und Güte), besondere Arbeitserfolge und Ihre Arbeitsbereitschaft. Bei Führungskräften gehört zur Leistungsbeurteilung auch eine Beurteilung der Mitarbeiterführung. Im Anschluss an die Beurteilung der einzelnen Leistungskriterien muss eine zusammenfassende Bewertung Ihrer Leistungen erfolgen.

Natürlich sehen die Kriterien, nach denen Ihre Leistung bemessen wird, je nach der Tätigkeit recht verschieden aus. Entsprechend ist auch die Beurteilung einer Leistung funktions- und berufsspezifisch.

Was Sie können und wissen

Ihre Leistung misst sich zunächst an Ihrer Arbeitsbefähigung. Hier geht es schlicht um das Können des Arbeitnehmers. Im Einzelnen heißt das:

• die Fachkenntnisse,

• die Belastbarkeit,

• die Auffassungsgabe,

• die intellektuellen und kreativen Fähigkeiten,

• die Problemlösungsfähigkeit und

• die Berufserfahrung.

Zur Arbeitsbefähigung gehört auch Ihr Fachwissen. Wenn im Zeugnis darauf eingegangen wird, dann sollte sowohl der Umfang, die Tiefe und möglichst auch der praktische Nutzen Ihres fachlichen Wissens für das Unternehmen angesprochen werden.

Passt Ihr Arbeitsstil?

Auch der Arbeitsstil des Arbeitnehmers muss im Zeugnis beurteilt werden – je nach Berufsgruppe, kann diese Beurteilung für Ihren neuen Arbeitgeber ausschlaggebend sein. Dazu gehört:

• die Zuverlässigkeit,

• die Sorgfalt,

• die Selbstständigkeit,

• die Vertrauenswürdigkeit,

• die Loyalität und

• Diskretion.

Wenn Sie bei Ihrer Tätigkeit mit personenbezogenen Informationen oder vertraulichen Daten z. B. als Bilanzbuchhalter oder Personalsachbearbeiterin umzugehen hatten, dann wird im Rahmen der Bewertung Ihrer Arbeitsweise eine Aussage zu Ihrer Zuverlässigkeit und Diskretion erwartet. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die z. B. als Einkäufer manchmal von Externen ins Ziel genommen werden und von denen Loyalität im Interesse ihres Unternehmens erwartet wird. Bei Mitarbeitern, deren Tätigkeit besondere Sorgfalt und Genauigkeit erfordert, wie z. B. Buchhaltern oder vielen Facharbeitern, darf eine Aussage zur Sorgfalt nicht fehlen. Von Forschern, Systemanalytikern oder von Kundendiensttechnikern wird eine systematische Arbeitsweise erwartet.

Für bestimmte Positionen (z. B. Direktionssekretärinnen) ist das Kriterium „Selbstständigkeit“ besonders wichtig. Bei leitenden Angestellten oder anderen Mitarbeitern in Vertrauensstellungen wird die Aussage erwartet, dass sie jederzeit das Vertrauen des Unternehmens genossen haben.

Ihr Arbeitsergebnis

Zur Leistungsbewertung gehört selbstverständlich auch der Arbeitserfolg eines Arbeitnehmers. Dazu gehören:

• die Arbeitsmenge,

• das Arbeitstempo,

• die Arbeitsqualität,

• die Überzeugungskraft und

• das Verhandlungsgeschick.

Wird im Zeugnis die sorgfältige Arbeitsweise betont, dann sollten bei den Ausführungen zum Arbeitserfolg auch die Arbeitsmenge und das Arbeitstempo hervorgehoben werden. Fehlen hier aber nähere Ausführungen, dann hat sich der Arbeitgeber möglicherweise der Leerstellentechnik bedient und eine schlechte Bewertung beim fehlenden Leistungskriterium vorgenommen.

Besondere Arbeitserfolge

Wenn Sie besondere Arbeitserfolge vorweisen können, dann hat Ihr Arbeitgeber diese auch im Zeugnis aufzuführen. Solche Erfolge können zum Beispiel sein:

• überdurchschnittliche Gewinnsteigerungen,

• besondere Kosteneinsparungen,

• die Lösung besonders schwieriger Problemfälle,

• Arbeitnehmererfindungen oder

• Beförderungen.

Die Leistungsbereitschaft

Auch das „Wollen“, das Engagement und die Eigeninitiative des Arbeitnehmers sind Teil des Zeugnisses. Das sind im Einzelnen:

• die Arbeitsmotivation,

• die Arbeitsbereitschaft und der Arbeitswille,

• das Engagement,

• das Interesse für die Arbeitsaufgaben und

• die Eigeninitiative bei der Lösung der Aufgaben.

Die Führungsleistung

Den Besonderheiten der Leistungsbeurteilung von Führungskräften haben wir ein eigenes Kapitel gewidmet, siehe dazu Seite 65.

Die wichtigen Leistungen zuerst

Auch hier gilt der Grundsatz: das Wichtigste zuerst. Achten Sie darauf, dass die Leistungskriterien in der Reihenfolge ihrer Bedeutung für die jeweilige Tätigkeit dargestellt sind. Werden vor der Beurteilung von wichtigen Leistungskriterien unbedeutende Merkmale oder Selbstverständlichkeiten beurteilt, dann ist das aufgrund der Reihenfolgetechnik als eine schlechte Beurteilung zu deuten.

Bei einer sehr guten oder guten Leistungsbeurteilung wird auf Ihre überdurchschnittlichen Fähigkeiten und Kenntnisse hingewiesen.

Je detaillierter auf einzelne Leistungskriterien eingegangen wird, desto größer ist die Bedeutung der Leistungsbeurteilung. Und desto aufmerksamer sollten Sie diese Beurteilung prüfen.

Bei der Deutung der Leistungsbeschreibung ist besonders darauf zu achten, ob mit bewussten Auslassungen gearbeitet wird. Diese Technik wird auch als Leerstellentechnik bezeichnet. Durch Schweigen werden negative Aussagen vermieden, und doch wird Ihnen trotz wohlklingender Worte ein negatives Zeugnis ausgestellt.

Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Im Anschluss an die Beurteilung der einzelnen Leistungskriterien erfolgt normalerweise die zusammenfassende Beurteilung der Leistungen.

In der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung in Arbeitszeugnissen findet sich häufig die Aussage über die Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit. Es gibt so etwas wie eine allgemeingültige Notenskala, die den Personalfachleuten bestens bekannt ist.

Im Allgemeinen sind folgende Zusätze charakteristisch:

• für eine gute Beurteilung:

  • „immer“

  • „stets“

  • „in jeder Hinsicht“

  • „jederzeit“

  • „während der gesamten Beschäftigungsdauer“

• für eine mangelhafte Beurteilung:

  • „teilweise“

  • „im Wesentlichen“

  • „im Großen und Ganzen“

  • „in etwa“

Die Verhaltensbeurteilung

In einem qualifizierten Zeugnis erfolgt anschließend eine Beurteilung Ihrer persönlichen Führung, also Ihres sozialen Verhaltens an Ihrem Arbeitsplatz. In diesem Abschnitt beurteilt Ihr Arbeitgeber, wie Sie gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen und eventuell anderen geschäftlichen Kontaktpersonen (Kunden, Gästen, Patienten, Angehörigen von Patienten, …) aufgetreten sind.

Die Fragen dieser Checkliste sollten Sie alle mit Nein beantworten können.

Sozialverhalten: So soll es im Zeugnis stehen

Das Sozialverhalten wird in folgender Reihenfolge beurteilt:

1. Verhalten gegenüber Vorgesetzten,

2. Verhalten gegenüber Kollegen,

3. Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und sonstigen Personen, die in geschäftlichem Kontakt mit Ihnen standen.

Wenn Sie feststellen wollen, ob Ihr Sozialverhalten und Ihre Führung im Unternehmen gut oder schlecht beurteilt sind, müssen Sie auf die Reihenfolge achten und darauf, ob alle Personen aufgeführt wurden.

Auch hier gibt es eine allgemein anerkannte Skala, anhand derer Sie erkennen können, ob Sie bei Ihrer Führungsbeurteilung eine gute oder schlechte Note bekommen haben.

Wie Sie hier sehr schön sehen können, werden die schlechten Bewertungen häufig mit Hilfe von Auslassungen oder „Umstellungen“ vorgenommen.

Schlussformulierung

Der Schlussformulierung kommt eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Denn eine Schlussformulierung kann die vorangegangene gute Beurteilung verstärken oder in Frage stellen und somit entkräften.

Schlussformulierung: So sollte sie aussehen

In der Schlussformulierung muss unbedingt stehen, wer das Arbeitsverhältnis beendet hat. Wenn Sie das Arbeitsverhältnis durch Kündigung beendet haben, haben Sie einen Anspruch darauf, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber bescheinigt, dass das Arbeitsverhältnis auf Ihren Wunsch beendet wurde.

Mit der Formulierung „Herr Moosgruber scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus“ wird dies zum Beispiel klargestellt.

Wenn Sie das Arbeitsverhältnis selbst beendet haben, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Arbeitgeber es bedauert, dass Sie das Unternehmen verlassen.

Die Schlussformulierung ist folgendermaßen aufgebaut:

• Aussage zur Beendigung,

• Dank für geleistete Arbeit,

• Bedauern über das Ausscheiden,

• Wünsche für die Zukunft.

Fehlen hier Worte des Dankes, des Bedauerns und Wünsche für die Zukunft ist durch die Leerstellentechnik einiges gesagt. Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom Januar 2001 besteht jedoch kein Anspruch auf eine Schlussformel.

Vorsicht bei folgenden Abschlussformulierungen:\

Kündigung in gegenseitigem Einvernehmen

Wenn Ihr Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen endet, sollten Sie Wert darauf legen, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber das Ausscheiden auf eigenen Wunsch bestätigt. Das stellt keinen Verstoß gegen die Wahrheitspflicht dar, da bei einer wirklich einvernehmlichen Beendigung der Wunsch, das Arbeitsverhältnis zu beenden auch von Ihnen (mit) ausging. Dass auch Ihr Arbeitgeber die Beendigung des Arbeitsverhältnisses wünschte, kann auch dadurch zum Ausdruck gebracht werden, dass in der Schlussformel auf den Ausdruck des Bedauerns Ihres Ausscheidens verzichtet wird.

Die Formulierung „Das Arbeitsverhältnis endet im gegenseitigen Einvernehmen“ ist problematisch. Bei dieser Formulierung ist offensichtlich, dass Differenzen zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber bestanden. Wobei jedoch unklar ist, ob Sie die Differenzen verschuldet hatten oder nicht. Ein künftiger Arbeitgeber kann darüber nur spekulieren. Falls er sich durch eine Rückfrage bei Ihrem ehemaligen Arbeitgeber Klarheit verschaffen will, wissen Sie nicht, welche Auskünfte dann telefonisch erteilt werden.

Wurde Ihr Arbeitsverhältnis aufgrund betriebsbedingter Kündigung beendet, dann stellt beispielsweise die nachfolgende Formulierung eine sehr gute Beurteilung aus.

Ort, Datum, Unterschrift

Auch das Datum und die Unterschrift können in einem Arbeitszeugnis einiges an Information transportieren.

Das Ausstellungsdatum Ihres Zeugnisses sollte mit dem Datum der Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses übereinstimmen. Wenn eine deutliche Abweichung, also mehrere Wochen oder gar Monate, zwischen Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses und Ausstellung des Zeugnisses liegt, wird das negativ gedeutet. Es ist nicht selten als Hinweis auf Schwierigkeiten bei der Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses zu verstehen. Eine Abweichung von ein bis zwei Wochen ist sicher noch tolerabel, aber gegen alles was darüber hinausgeht, sollten Sie vorgehen.

Ein Arbeitszeugnis, welches nach einigen Monaten nur noch aus der Erinnerung geschrieben wird, ist in den Augen eines Personalverantwortlichen sicherlich viel weniger wert als ein unmittelbar im Anschluss an das Arbeitsverhältnis erstelltes Zeugnis. Auch kann ein sehr spätes Ausstellungsdatum da-hingehend interpretiert werden, Sie hätten mit Ihrem ehemaligen Arbeitgeber erst einmal gerichtlich klären lassen, was im Zeugnis stehen soll. Und welcher Arbeitgeber beäugt das nicht misstrauisch.

Das Zeugnis muss vom Arbeitgeber handschriftlich unterschrieben sein. Fehlt die Unterschrift, liegt der Verdacht nahe, dass sich der Ersteller vom Wortlaut des Zeugnisses distanziert. Der Unterzeichner muss in der Hierarchie des Unternehmens höher stehen als der Empfänger des Zeugnisses.

Am besten ist es, wenn der Inhaber des Unternehmens oder sein Vertreter Ihr Zeugnis unterschreiben. Bei größeren Firmen ist es üblich, dass der Leiter der Personalabteilung und Fachvorgesetzte das Zeugnis unterschreiben. Bei leitenden Angestellten sollte das Arbeitszeugnis von einem Mitglied der Geschäftsführung unterschrieben sein. Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2001 muss das Arbeitszeugnis sogar von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet werden, wenn ein Arbeitnehmer der Geschäftsführung direkt unterstellt gewesen ist. Dabei muss aus dem Zeugnis die Position des Unterzeichnenden als Mitglied der Geschäftsleitung hervorgehen.

Da Unterschriften manchmal sehr schwer lesbar sind, ist es ratsam, wenn in Maschinenschrift die Funktionsbezeichnung unter der Unterschrift steht.

Eine Übersicht, welche Formulierungen welcher Note entsprechen, finden Sie im Anhang.

Die Führungsleistung

Die Führungsleistung wird ausschließlich in Zeugnissen für Führungskräfte beurteilt. Wichtige Gesichtspunkte bei der Aussage zur Kompetenz der Mitarbeiterführung sind:

• die Anzahl und Qualifikation der unterstellten Mitarbeiter,

• die Delegation von Verantwortung,

• die Motivation und Arbeitszufriedenheit,

• das Klima und der Zusammenhalt in der Abteilung/Gruppe,

• die Erfolge bei der Mitarbeiterauswahl,

• die erzielten Gruppen- und Abteilungsergebnisse,

• der Umfang der Kompetenzen und Befugnisse.

Zunächst gehört in das Zeugnis für Führungskräfte eine detaillierte Positions- und Aufgabenbeschreibung, die den Verantwortungsbereich genau wiedergibt. Wie viele Mitarbeiter Sie z. B. geführt haben oder wie gut Sie Ihre Mitarbeiter zu motivieren verstanden, muss selbstverständlich auch im Zeugnis einer Führungskraft vermerkt werden. Die Führungsumstände sollten genannt und Ihre Führungsleistung sollte beurteilt sein.

Ihre Leistungen als Vorgesetzter: So sollte Ihr Zeugnis aussehen

Wenn Sie sich als Führungskraft auf eine leitende Position bewerben, dann interessieren den potenziellen neuen Arbeitgeber neben Ihrem Fachwissen insbesondere Ihre Leistungen in Sachen Menschenführung. Entscheidend für den Arbeitgeber bei der Wahl einer neuen Führungskraft ist deren Fähigkeit, ein positives und produktives Arbeitsklima zu schaffen, die Mitarbeiter zu motivieren und zu Höchstleistungen zu führen.

Im Zeugnis einer Führungskraft werden daher Aussagen zu ihren Führungsleistungen erwartet. In jedem Fall sollten in Ihrem Zeugnis Aussagen zu den Führungsumständen und Ihrer Führungsleistung enthalten sein, also zur Anzahl der von Ihnen geführten Mitarbeiter, zur Leistung, die Ihre Mitarbeiter unter Ihrer Führung erbracht haben, und zur Arbeitsatmosphäre in Ihrem Bereich.

In einem Zeugnis für gute Führungskräfte werden auch Ausführungen zu ihrem Führungsstil, also der Art der Zusammenarbeit, ihrer Fähigkeit zu delegieren und zu organisieren und ihrem Erfolg gemacht.

Wenn Ausführungen zu diesen Punkten fehlen oder zu kurz geraten sind, sollten Sie dies beanstanden. Denn aufgrund der Leerstellentechnik kann dieses Fehlen von Aussagen versteckte Kritik an Ihren Leistungen als Führungskraft bedeuten. Fassen Sie in derartigen Fällen frühzeitig beim Ersteller des Zeugnisses nach, denn es muss ja nicht immer böser Wille dahinter stehen.

Werden in Ihrem Zeugnis z. B. sehr wohl lobende Ausführungen zu Ihrem Führungsstil gemacht, aber die Aussagen zu den Leistungen der Mitarbeiter fehlen, so kann damit die Botschaft verbunden sein, Sie hätten als Führungskraft versagt.

Achten Sie darauf, dass Ihnen bescheinigt wird, dass Sie als Vorgesetzter auch geachtet und anerkannt wurden. Bei leitenden Angestellten muss das Zeugnis Aussagen über die Führungsqualitäten und ihre Loyalität zum Unternehmen enthalten.

Wie war Ihre Informationspolitik?

Ein sehr wichtiger Punkt für Führungskräfte ist der Umgang mit Information. Eine gute Führungskraft muss ihre Mitarbeiter rechtzeitig mit den Informationen versorgen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Eine offene Informationspolitik kennzeichnet daher eine gute Führungskraft.

Haben Sie Ihre Mitarbeiter gefördert?

Es ist Ihre Aufgabe als verantwortungsvolle Führungskraft, das Potenzial Ihrer Mitarbeiter zu nutzen und zu fördern. Die Formulierung „Herr Friedel zeigte sich aufgeschlossen für die Weiterbildung der Mitarbeiter“, deutet darauf hin, dass hier einiges im Argen lag.

Führungsstil

Autoritäre Führungsstile werden z. B. mit „straff demokratisch“ oder „Er führte mit fester Hand“ umschrieben.

Einer Wertung durch den Zeugnisersteller bedürfen derartige Beurteilungen nicht mehr. Der potenzielle neue Arbeitgeber kann dann selbst einschätzen, ob er einen derartigen Führungsstil in seinem Unternehmen wünscht.

Besitzen Sie Überzeugungskraft?

Um Menschen erfolgreich zu führen, zu begeistern und zu motivieren, benötigt ein Vorgesetzter Überzeugungskraft. Eine gute Beurteilung lautet beispielsweise: „Herr Müller verstand es, die Mitarbeiter zu überzeugen.“

Das Praktikums-, Ferien- und Nebenjobzeugnis

Auch kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind ein guter Anlass, sich ein Zeugnis ausstellen zu lassen. Eine halbe Seite reicht bei einer kurzfristigen Tätigkeit aus. Für den Aufbau und den Inhalt dieser Zeugnisse gilt grundsätzlich das Gleiche wie beim einfachen und beim qualifizierten Zeugnis.

Beim Praktikumszeugnis wird die Ausbildungsstätte erst dann ein Zeugnis über die Praktikantenzeit ausstellen, wenn der Praktikant seinen Praktikantenbericht vorgelegt hat. Im Praktikantenzeugnis werden die ordnungsgemäße Durchführung des Praktikums und die erfolgreiche Teilnahme bescheinigt.

Geheimcode

Das Wort „Geheimcode“ geistert immer wieder durch die Literatur und hält sich beharrlich in der Arbeitswelt. Eines ist sicher, einen Geheimcode im Sinne einer geheimen Vereinbarung über die Verschlüsselung von Zeugnissen gibt es nicht.

Dennoch: Wie Sie auf den vorherigen Seiten bemerkt haben, werden Zeugnisse anders geschrieben als dies im normalen Leben üblich wäre. Die Zeugnissprache hat mit dem allgemeinen Sprachgebrauch oft nur noch wenig gemein. Und es gibt eine Reihe von Formulierungen, die von Arbeitgebern verwendet werden, um damit ganz bestimmte Informationen zu transportieren. Solche festgelegten Formulierungen sind keine Theorie, sondern gängige Praxis. Nicht alle Verklausulierungen sind dabei für den Arbeitnehmer negativ. Die Bedeutung der nachfolgend zusammengestellten Formulierungen sollten Sie jedoch auf jeden Fall kennen und darauf achten, dass derartige Formulierungen in Ihrem Zeugnis nicht enthalten sind.

Geheimzeichen

Auch so etwas gibt es: Geheimzeichen, wie z. B. Patzer, Häkchen und Striche, die die Mitgliedschaft in der Gewerkschaft offenlegen sollen. Solche Zeichen sind jedoch verboten.

Alle Hinweise auf das Privatleben des Arbeitnehmers, aber auch eine eventuelle Betriebsrats- oder Gewerkschaftstätigkeit gehören generell nicht in ein Zeugnis, es sei denn, der Arbeitnehmer wäre damit einverstanden. Achten Sie deshalb auf Patzer oder Flecken auf Ihrem Zeugnis, es muss ja nicht immer ein böser Wille Ihres Arbeitgebers dahinterstecken – Ihr potenzieller neuer Arbeitgeber könnte aber etwas daraus ablesen, was nicht in Ihrem Sinne wäre.