Enviar presentaciones de Google Drive desde ordenador

Google Drive es el servicio gratis de Google de almacenamiento en la nube. Ofrece 15 GB de espacio más la posibilidad de editar documentos ofimáticos en línea con Google Docs. Puedes crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo, dibujos, formularios y presentaciones. En Abril de 2014, Google añadió la función de enviar a Chromecast las diapositivas de las presentaciones hechas en Google Drive. Para ello necesitas tener instalada la extensión Google Cast para Chrome de escritorio. Si usas este método te ahorrarás los cables del proyector y el pendrive[15].

Estos son los pasos a seguir para ver diapositivas de Google Drive en Chromecast.

1. Inicia sesión en Google Drive desde el navegador Chrome.
2. Accede a la carpeta en la que tienes la presentación de Google Drive a mostrar.
3. Haz clic en el archivo de la presentación y se abrirá el editor de presentaciones de Google Drive.
4. En la parte superior derecha, haz clic en la flecha del botón “Iniciar presentación“. Elige entonces “Presentar en otra pantalla” y a continuación selecciona el nombre de tu Chromecast. Recuerda que para que esto te salga debes tener instalada la extensión Google Cast para Chrome.
5. Ahora verás la primera diapositiva tanto en tu ordenador como en el televisor o proyector en el que tienes el Chromecast conectado.
6. Avanza diapositiva haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, con la barra de espacio o con la flecha derecha del cursor del teclado. Retrocede una diapositiva con la flecha izquierda. Al mover el ratón, aparece un pequeño menú abajo a la izquierda.
7. Las flechas del menú permiten avanzar o retroceder diapositivas. El botón de reproducción avanza automáticamente la presentación. También hay una lista desplegable con todas las diapositivas numeradas con su título. Con esto puedes saltar a una diapositiva concreta fácilmente.

Cómo usar las notas del orador (la chuleta del ponente)

PowerPoint tiene mala reputación porque muchos se empeñan en usarlo mal al hablar en público. Sin embargo, PowerPoint tiene varias características desconocidas que se desaprovechan continuamente. Una de ellas es la Vista del moderador. El editor de presentaciones de Google Drive lo llama “Notas del orador” pero la idea es la misma: ver más información que la audiencia sobre tus diapositivas.

Sigue estos pasos para activar las Notas del orador en las presentaciones de Google Drive:

1. Inicia la presentación en Chromecast tal como he detallado anteriormente.
2. Haz clic en el icono de Opciones (rueda de engranaje) y elige “Abrir notas del orador“.
3. Se abrirá una ventana nueva con las Notas del orador. Es posible que se esconda detrás de la ventana de la presentación. Para recuperarla ve al menú Ventana y elige la que empieza precisamente con el título “Notas del orador” seguido del título de la presentación. Entonces verás la diapositiva actual (lo que ve la audiencia) pero también la anterior y siguiente diapositiva y el tiempo transcurrido desde que empezaste.

Quizá lo más interesante de las Notas del orador es que puedes ver las notas que añadiste en cada diapositiva. Esto sólo lo verás tú y es muy práctico para no perder el hilo o para evitar quedarse en blanco. Eso sí, tampoco empieces a leer todo lo que ponga en las notas porque sales del fuego para caer en las brasas. Mira a tu audiencia siempre que puedas.

La Vista del moderador de PowerPoint es tan desconocida porque necesitas un ordenador con dos salidas de vídeo para usarla. Eso implica que en muchos ordenadores de escritorio no se puede usar porque sólo hay una tarjeta de vídeo. Aunque en los portátiles sí que se puede porque hay dos salidas de vídeo, el hecho de que hay que hacer unos ajustes en el sistema operativo y en PowerPoint hace que mucha gente desconozca por completo esta práctica función.

La gran noticia es que ahora puedes usar las Notas del orador incluso en un ordenador de sobremesa con sólo una salida de vídeo y sin hacer ajustes al sistema. Por cierto, el ordenador que enviará la presentación a Chromecast no tiene por qué estar conectado con Wi-Fi, puede estar conectado con cable (Ethernet es lo más habitual) siempre y cuando esté en la misma red que el Chromecast.