Wenn Sie eine Kleingruppenübung schneller als geplant abschließen wollen, sollten Sie mehr Gruppen mit weniger Mitgliedern bilden. Je kleiner die Gruppe, desto schneller werden die Aufgaben erledigt. Wenn Sie hingegen bei den Gruppenberichten Zeit sparen wollen, machen Sie es umgekehrt: weniger Gruppen mit mehr Mitgliedern. So brauchen Sie weniger Berichte zu hören.

Sie könnten auch vereinbaren, dass jede Gruppe nur das wichtigste Ergebnis berichtet. Das spart ebenfalls Zeit, weil die Ideen nicht mehrfach genannt werden. Die Gruppen können ihre Ideen auch auf dem Flipchart notieren, das dann jeder direkt lesen kann, so dass – zum Beispiel nach einer Pause – die Diskussion sofort beginnen kann.

Zeit. Nie hat man genug. Gehen wir also zurück zum Trainingszyklus und zur Designphase, um darüber nachzudenken, wie man bereits in die Planung eine erhöhte Effizienz einbringen kann. Als Erstes kommt einem natürlich in den Sinn, mit einer Aktivität zwei Ziele gleichzeitig zu erreichen, also: zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Wenn ein Teil der Teilnehmer beispielsweise übt, wie man Performance-Evaluationen durchführt, könnte der andere Teil als Beobachter nicht nur darauf achten, wie die Evaluation vonstattengeht, sondern auch noch auf die Körpersprache und inwiefern sie die Evaluation beeinflusst. Wenn das nächste Lernmodul Kommunikation zum Thema hat und Sie über Feedback sprechen wollen, können Sie auf die vorige Erfahrung zurückgreifen und diejenigen, die von den Beobachtern Feedback bekommen haben, fragen, was gut lief und was nicht. Eine Aktivität, drei verschiedene Fähigkeiten.

Sie können auch Zeit sparen, indem Sie anhand realer beruflicher Aufgaben, die die Teilnehmer am Arbeitsplatz erledigen müssen, eine Lernerfahrung gestalten. Wenn ich mit Teams arbeite, verwende ich oft reale Projekte, so dass die Teams ihre Effektivität direkt messen können. Überlegen Sie also, ob manche Teilnehmer eigene Projekte und Arbeitsproben als Grundlage für eine Aktivität mitbringen können.

Wenn Sie Kleingruppenarbeit machen, geben Sie den Gruppen normalerweise eine bestimmte Zeit vor – die aber nur selten eingehalten wird, weil man bei der Arbeit allzu leicht die Zeit aus dem Blick verliert. Doch der Lernerfolg stellt sich erst ein, wenn die Aufgabe vollständig erledigt worden ist. Deshalb sollten Sie zuallererst eine realistische Zeitplanung für die Kleingruppenarbeit vornehmen. Zweitens gibt es Tricks, wie man die Gruppe zur Pünktlichkeit ermahnen kann.

Sie könnten die Gruppe bitten, ein Teammitglied zum Zeitmanager zu ernennen, der die Aufgabe hat, auf die Einhaltung des Zeitlimits zu achten (etwas, das sonst Sie machen müssten). Sie können ihnen aber während der Arbeit auch Zeitsignale durchgeben, etwa so:

Wenn Sie die Gruppe auf diese Weise freundlich antreiben, werden sie in der Regel zügig arbeiten und rechtzeitig fertig werden.

Planen Sie immer einen Zeitpuffer ein: Sie werden ihn garantiert benötigen. Manche Menschen benötigen einfach mehr Zeit für bestimmte Aufgaben als andere. Wenn Sie eine Übung machen wollen, bei der Sie bereits voraussehen, dass einige länger brauchen werden – zum Beispiel eine Selbsteinschätzung oder ein Quiz –, sollten Sie die Übung vielleicht vor eine Pause legen. Wer bereits fertig ist, kann in die Pause gehen, und die anderen Teilnehmer sind selbst verantwortlich dafür, ob sie sich nun beeilen oder auch noch in der Pause weiterarbeiten wollen. Das ist, wie erwähnt, die Entscheidung jedes einzelnen Teilnehmers, deshalb sollten Sie nach der Pause auch wieder pünktlich weitermachen, auch wenn die Verspäteten ihre verkürzte Pause verlängern.

Vergessen Sie auch hier nicht, die Teilnehmer freundlich anzutreiben, so dass sie jederzeit wissen, wie viel Zeit noch bleibt.

Nicht alle müssen alle Aufgaben machen. Bei manchen Aktivitäten ist es sinnvoll, die Kleingruppen so aufzuteilen, dass jede eine andere Aufgabe erfüllt. Wenn ich im Seminar beispielsweise ein Arbeitsblatt mit einer Liste von Begriffen ausgeteilt habe, bitte ich eine Gruppe, in der Liste oben anzufangen, und die andere, unten anzufangen. Manchmal mache ich mir auch den Spaß und bitte eine Gruppe, in der Mitte anzufangen und sich nach oben oder unten durchzuarbeiten.

In der anschließenden Besprechung kommen wieder alle zusammen, so dass jeder Teilnehmer trotz unterschiedlicher Gruppenarbeit alle Informationen erhalten kann. Ich ermuntere die Teilnehmer ausdrücklich, sich die Ergebnisse der anderen zu notieren.

Zeit gibt es nicht auf Vorrat. Gebrauchen Sie Ihre Zeit also mit Sinn und Verstand. Vergeuden Sie Ihre Zeit nicht, denn Sie haben keine andere.

Prüfen Sie sich selbst, ob Sie gut vorbereitet sind, denn Sie wollen ja nicht der Grund für Verspätungen sein!

Unterziehen Sie Ihr Training einer genauen Prüfung. Welche Teilnehmer erwarten Sie und was sind die Ziele? Wenn Sie diese Fragen genau beantworten können, wissen Sie, welche Inhalte wirklich unverzichtbar sind (»must know«) und welche eventuell entbehrlich sind (»nice to know«). Wenn Sie also in Zeitnot geraten, brauchen Sie nicht lange zu überlegen, wo Sie das Messer ansetzen! Ich markiere mir normalerweise in jedem Lernmodul die Aktivität, auf die ich am ehesten verzichten kann, so dass die Prioritäten bereits feststehen.

Wenn für manche Themen Arbeitshilfen vorhanden sind, brauchen Sie die ergänzenden neuen Informationen nur kurz zu nennen und verweisen ansonsten auf die Arbeitshilfen.

Viele Trainingsunterlagen enthalten Checklisten über Dinge, die man unbedingt tun oder wissen sollte. Wenn wir im Seminar eine solche Liste besprechen, bitte ich die Teilnehmer oft, mit einem Marker die für sie persönlich wichtigen Dinge extra zu kennzeichnen. So kann die Liste schnell und effizient abgearbeitet werden.

Vielleicht wollen Sie während der Plenumsphasen selbst als Zeitwächter fungieren. In der Kleingruppenarbeit bietet es sich hingegen an, einzelne Teammitglieder mit dieser Aufgabe zu betrauen.

Auch zur pünktlichen Beendigung der Pausen kann ein Zeitwächter sinnvoll sein, der herumgeht und die trödelnden Teilnehmer bittet, wieder hereinzukommen. Manchmal genügt es schon, die Tür zum Seminarraum zu schließen, und alle kommen schnell zu ihren Plätzen.

Die Zeit für den direkten Kontakt im Seminar wird immer knapper. Deshalb denken Sie vielleicht auch daran, wie Sie bereits die Zeit vor dem Seminar nutzen können. Sie könnten beispielsweise vorab Lektürehinweise geben, elektronische Lernprogramme oder andere Übungen anbieten.

Dafür sollten Sie ein genaues Assessment durchgeführt haben, um das Niveau der Fähigkeiten, die vorhandene Erfahrung und den besonderen Lernbedarf gut einschätzen zu können. Dann können Sie auch besser auf die Leistungsunterschiede innerhalb der Gruppe reagieren.

Das Training können Sie durch verschiedene Lehrmethoden und Techniken unterstützen. Verwenden Sie Checklisten, Arbeitshilfen, Tipps per E-Mail, webbasiertes Lernen. Bieten Sie informelle Sitzungen über Mittag an, bei denen jeder sein Essen mitbringt (»brown bag session«), vermitteln Sie Mentoren oder Unterstützungsgruppen unter Kollegen. Sie können während des Trainings auch Lernpartnerschaften organisieren.